Alle filer må ligge i samme mappe. Når en dobbelklikker Navi.exe starter programmet og bruker data- og systemfilen som ligger i mappen. Det har ingenting å si hvor denne mappen ligger - den kan ligge på egen maskin eller på en annen maskin som det er tilgang til.
I tillegg trengs det en databasemotor (Microsoft Jet) på hver maskin som skal kjøre Navi. Denne må ligge lokalt på maskinen. Hvis en har Access 97 eller 2000 på maskinen har en allerede denne motoren installert. Hvis ikke kan den hentes fra nedlastingssidene på Navi og installeres.
Navi er bygd som et flerbrukerprogram. Dette betyr at det er greit at flere bruker programmet samtidig. Hvis en holder på å endre en post (f.eks. en kontakt) vil ingen andre få til å endre den kontakten før den første har lagret. Hvis en har en kontakt på skjermen og en annen endrer den samme kontakten og lagrer endringene, vil endringene komme fram på skjermen til den første etter max 60 sekunder.
Hvis en i nettverket har en server bør Navi legges der. Da vil alle maskiner på nettverket kunne kjøre Navi (etter at databasemotoren er installert). Dette er den mest normale måten og installere Navi på.
Vi anbefaler at det opprettes en egen stasjonsbokstav til en felles mappe på serveren. Denne kan en f.eks. gi navnet F: Alle maskiner bør få F: koblet til denne felles mappen på serveren. Dette gjør en ved å stå på hver arbeidsstasjon, få fram felles-mappen under andre maskiner, høyreklikke på den og velge "koble til nettverksstasjon". Der velger en ønsket bokstav (f.eks. F), krysser av for "Koble til ved oppstart" og trykker OK. Da vil det se ut som om om maskinen har fått en ny disk med navn F:. I denne felles-mappen kan en da lage en mappe med navn Navi.
Hvis også serveren skal brukes til å kjøre Navi på, er det et par forhold som må ordnes. De andre arbeidsstasjonene henviser til Navi-mappen f.eks. som F:\Navi, mens den på serveren kanskje heter C:\Felles\Navi. Dette kan skape et problem, og det er nødvendig at også serveren benytter samme sti til mappen som de andre maskinene. For å få til dette må en i Autoexec.bat på serveren kjøre følgende kommando: Subst F: C:\Felles
Dette gjør at også serveren får en ny stasjon F: som peker på Felles-mappen.
Når Navi kjører opprettes det en LDB-fil for hver dat-fil. Disse inneholder opplysninger om hvem som gjør hva, og skal forhindre at to arbeider på samme data samtidig. Disse skal bli slettet automatisk når sistemann logger av Navi. Hvis ikke er det helt ufarlig å slette dem.