Beste praksis
Organisering og arkivering
Skolen må vurdere hvor mye som fremdelse skal lagres i et fysisk arkiv. Det er kanskje klokt å arkivere viktige dokument for skolen og skoledrifta i fysisk arkiv fremdeles, i alle fall i en overgangsperiode.
-
Dette er et arkivsystem som lagrer dokumenter elektronisk. Dette gjelder både dokument som går ut/kommer inn.
-
E-post må lagres som dokument foreløpig.
-
En kan skanne dokument inn
- Dokument kan knyttes til saker eller bare arkiveres, f.eks brev fra FHSR om konsekvenser av Statsbudsjettet.
- Dokumenta kan få et manuelt valgt nr, eller få automatisk journalnr.
- Saker/dokument kan søkes
Hver skole må finne en hensiktsmessig organisering av data som er tilpasset administrative rutiner og organisering på skolen.
-
Organisering av data
Dokument/notat som blir arkivert i det elektroniske arkivet, blir knyttet til arkivet som vedlegg til eventuelt en sak. Dette vedlegget må lagres på en trygg plass slik at ingen kan slette det.
Alternativ måte å gjere det på:
- Det blir opprettet en arkivmappe på serveren der alle dokumnenter/vedlegg blir lagret.
- Denne mappa skal ikke være tilgjengelig for alle, men bare for de som har ansvar for arkivet. Den må også være plassert slik at data blir sikra ved rutinemessig backup.
-
Arkivering
Vi tror det vil være en fordel at bare en eller noen få har tilgang til arkivet og dermed ansvar for arkiveringen. Ved å opprette en fellesmappe som er tilgjengelig for alle ansatte, kan alt som skal arkiveres, foreløpig lagres i denne mappe. Arkivansvarlig knytter
dokumentet til saken som vedlegg samtidig som dokumentet blir flyttet til Arkivmappe på serveren.
-
Hva skal arkiveres
Dette må vurderes på hver skole, men det er uklokt å legge alt i arkivet. Gjør en grundig
vurdering av hvilken dokumentasjon som er viktig å ta vare på av hensyn til forvaltingen. Skolen har også et ansvar for å ta vare på dokument av historisk verdi.
-
Elevar (kontakter)
Dokumentasjon som gjelder elevar, bør legges som loggføring til eleven:
Leon Haugsbø 2009