I Navi finnes det en automatisert import av søknader fra www.folkehogskole.no . Navi kobler seg opp mot portalen med skolens eget brukernavn og passord, og laster deretter ned alle søknader som er registrert etter angitt dato. Navi vil forsøke å importere all informasjon fra søknaden, og koble dette til felt i Navi.
All informasjon som ikke kan kobles mot Navi blir lagt i merknadsfeltet på søknaden.
Det er også mulig å importere søknader fra xml-fil. Filen må ha samme format som det vi får fra folkehøgskoleportalen. Funksjonen ligger som egen knapp i samme skjermbilde som benyttes ved import fra folkehogskole.no.
Vi har også lagt til noen kontroller på enkelte felt i Navi slik at disse rødmarkeres hvis det blir funnet feil mellom importen og data i Navi. Skolene må gå gjennom disse søknadene etter import og korrigere eventuelle feil.
Søknadene i portalen blir kategorisert som "Ny", "Lest" eller "Ikke sendt". Navi importerer nå søknadene som er ny eller lest, men lar de som ikke er sendt være igjen. Dvs at skolen selv må behandle disse manuelt.
Enkelte søkere kan ligge inne i Navi som kontakter fra før. De kan f.eks. ha søkt tidligere år eller vært med på kortkurs. Kanskje søker de som 2.årselever.
Vi har lagt inn en sjekk på om fødselsnummeret finnes fra før. I så fall velges denne kontakten, og kontaktinformasjonen blir oppdatert med info fra søknaden.