, og du får opp et nytt vindu
Navi's brevsystem skiller seg ut fra andre systemer, og det lønner seg å sette av litt tid for å få en oversikt over hvordan det fungerer. Her forklarer vi de grunnleggende prinsippene med dette.
En mal er i dette tilfellet en oppskrift av hvordan et dokument skal se ut. Maler kombinert med flettefelt er en meget effektiv måte å masseprodusere brev på.
Navi deler et dokument i 2 forskjellige typer maler: dokumentmal og innholdsmal. Et dokument trenger begge disse maltypene.
Vi legger vekt på at et dokument kan skrives ut i flere former: brev, notat, fax, faktura ol. Et brev bør for eksempel se forskjellig ut enn en fax eller notat. I dokumentmalen lager vi standarder for de forskjellige formene for utskrift. Vi kan si at den er en standard utforming av et dokument.
I dokumentmalen bestemmer vi hvor tittel og innholdsmalen skal settes inn. Her kan vi også krysse av for giro dersom vi ønsker at det skal skrives ut en bankgiro nederst på dokumentet. Dokumentmaler lages og redigeres under Systemadm - Dokumentmal.
Innholdet i dokumentet. I dokumentmalen plasserer vi mottaker, adresse, underskrift ol. som skal være standard for alle brev. Selve innholdet i brevene lages i innholdsmalen. Det er fullt mulig å bruke flettefelt fra forskjellige data i Navi. Innholdsmaler lages og redigeres under Oppsett - Innholdsmal.
Vi lager egne innholdsmaler for hvert enkelt tema. For eksempel søkere og kortkursdeltakere skal ha egne maler. Det finnes forskjellige flettefelt for hvert enkelt tema. Poenget med dette er at vi har behov for å bruke forskjellige data flettedata alt etter hvem vi skal sende brev til.
For de som ikke kjenner til fletting fra tekstbehandlingsprogram kan dette virke litt diffust. Poenget med fletting er at vi kan flette inn data fra Navi inn i dokumentene. I stedet for å fylle inn navn og adresse på alle vi skal sende brev til, setter vi inn flettefelt i stedet for navnet. Ved utskrift vil feltet byttes ut med navn fra databasen i Navi. Tilgjengelige flettefelt finner du i en liste til høyre i skjermbildet. Sett inn flettefelt ved å sette markøren der hvor du vil ha feltet og dobbeklikke på aktuelt felt i listen. Når du setter inn felt vil du se et ord omgitt av <>. Dette byttes ut med data ved utskrift.
For å lage brev med bestemt utseende så kan det være lurt å benytte programmets tekstbehandler. I den kan man formatere innholdet som man vil med tabeller, tabulatorstopp, fet tekst, understreking, skrifttype osv. For å bruke tekstbehandleren gjør du følgende:
, og du får opp et nytt vinduVi har valgt å samle det meste av utskrifter av rapporter, brev og lister i en egen rapportdel som du får frem ved å trykke på ikonet for rapporter i knapperaden øverst på skjermen. I rapportvelgeren velger du ut brevet som passer til ditt formål, gjør utvalg, velg aktuell dokumentmal og innholdsmal, rediger girodata hvis det er giro som skal skrives ut, og klikk ikonet for forhåndsvisning for å se dokumentet. Velg så utskrift når du er fornøyd.
I de fleste rapportene som vi skriver ut fra Navi, lager vi et utvalg over de data som vi ønsker skal med i rapporten. Dette gjelder også ved brev. For eksempel hvis vi skal skrive ut brev til alle kontakter i en kontaktgruppe, velger vi først riktig rapport (brev til kontaktgruppe) og så ønsket gruppe.
For å komme i gang skal vi belyse brevsystemet med et konkret eksempel:
Vi ønsker å skrive ut tilbudsbrev til søkere. Dette gjøres på følgende måte: