Vitnemålet har tre sider. Siden få skoler har A3-skrivere, er det tenkt at skolene kan skrive ut dette som tre enkelt-sider på A4 og så legge det inn i en mappe.
Navi fikk i oppdrag å sørge for å tilpasse systemet til den nye malen. Dette har medført en god del endringer i Navi, og dette er lagt inn i versjon 19, datert 08.04.2005. Siden malen bare er ment som et forslag, måtte vi legge inn mulighet for redigering. Det er også lagt inn en del nye felt på elev-skjema og på fag-skjema. Det gamle prinsippet for vitnemål er fjernet, da det nye opplegget uansett har mer muligheter.
Når versjon 19 er installert, må en gå inn på Systemadministrasjon - Dokumentmal og legge til en ny dokumentmal. Da får en en blank dokumentmal. Høyreklikk på den og velg "Lag standard vitnemål mal". Endre navn i lista til f.eks. "Vitnemål".
I Navi ligger vitnemålet nå som en dokumentmal. Der må skolen gå inn å gjøre sine tilpasninger. Selv om Navi har mulighet for å hente inn beskrivelser om elevens linje, kan det tenkes at noen ønsker å lage egne maler for hver enkelt linje. Da må en huske på å velge riktig linje og riktig vitnemålsmal når en skal skrive ut.
Minner også om at det er mulig å lagre og hente inn maler fra fil. Det åpner mulighet for at en kan sende og motta maler på e-post.
Slik skriver en ut nye vitnemål i Navi:
Gå inn på Systemadm og velg Dokumentmal.
I Lista til venstre velger en ønsket dokumentmal eller oppretter ny.
Sørg for at det er haket av for Vitnemål i toppen (og klikk lagre) for å åpne alle tilgjengelige felt som kan flettes inn. Klikk knappen for tekstbehandler på knapperaden (W).
I malen er det tre separate dokumenter som må redigeres: Hoveddokument, topptekst og bunntekst. Velg Vis på menyen og deretter Hoved/Topptekst/Bunntekst. Du kan velge Vis - Helside for å se hele siden slik den vil bli. Standardvisning er Normal.
Vitnemålet består av fast tekst, grafikk og flettefelt.
Flettefelt i Navi betyr det samme som flettefelt i tekstbehandlingsprogram som for eksempel Word - man skriver et dokument slik man vil ha det og setter inn info fra eleven ved hjelp av flettefelt.
Flettefeltene står i en liste til høyre, og det er bare å dobbelklikke feltene for å sette dem inn i dokumentet. Flettefeltene vises slik i dokumentet: <feltnavn>. Disse feltene kan formatteres som vanlig tekst (fet skrift, understreking osv.). Når vitnemålet skrives ut, byttes flettefeltene ut med dataene fra den aktuelle eleven.
For eksempel feltet <ElevNavn> blir ved utskrift byttet ut med elevens virkelige navn.
Du kan skrive ut rapport 97 for å se en komplett liste over alle flettefelt som er tilgjengelige for Vitnemålsmalen. Der finner du kolonner for feltnavn, beskrivelse og hvilket skjema informasjonen ligger i.
Det er mange opplysninger om eleven som kan hentes inn i vitnemålet. Det er både enkeltopplysninger og samlinger av data.
Dette er enkeltopplysninger man registrerer fast på eleven, f.eks. elevens navn, hvilken linje eleven har gått, elevens fødselsdato o.l. Slike felt kan settes inn hvor som helst i vitnemålet. Disse feltene finner du øverst i listen over flettefelt.
Samlinger av data (f.eks. elevens fag)
Spesielle felt som henter en samling av data fra eleven. Dette er foreløpig kun brukt i forbindelse med å flette inn elevens fag i vitnemålet. Disse feltene finner du nederst i listen over flettefelt.
For å sette inn elevens fag direkte fra Navi må man altså bruke spesielle flettefelt for dette. Det er litt komplisert og kan være litt vanskelig å forstå til å begynne med, men når man skjønner systemet vil man oppdage at det er veldig fleksibelt. Vi tar først en gjennomgang av opplegget, så ser vi på et eksempel til slutt.
Fagtyper: fagene man setter inn blir kategorisert ved hjelp av fagtyper (linjefag, fellesfag, valgfag og andre betegnelser). Fagtyper setter man opp man opp under Oppsett - Fagtyper. Angi egne betegnelser på fagtypene. Legg spesielt merke til feltet Kode - det blir brukt til å identifisere fagtypen i malen (for eksempel: <FagNavn[01]>, hvor 01 er koden på fagtypen). På hvert enkelt fag angis hvilken fagtype det tilhører.
brukes til å gruppere fag, for eksempel i forbindelse med vitnemål. Brukes i tilfeller hvor man har mange valgfag og man velger valgfag flere ganger i løpet av et år. Om man velger samme valgfag flere ganger er det kanskje litt dumt om samme faget kommer opp flere ganger på vitnemålet. Da kan man danne en faggruppe hvor man slår sammen like fag ved utskrift. Man angir først faggruppen under Oppsett - Faggrupper, angir et passende navn på gruppen (det er dette navnet som blir brukt ved utskrift), og legger de ulike fagene inn i den gruppen (eget felt for Faggruppe nederst på Fag-skjemaet). Altså: om en elev har valgt valgfaget Korsang flere ganger i løpet av året kan man bruke faggruppe for å unngå at eleven får opp samme faget flere ganger på vitnemålet.
I tilllegg til å legge inn fagene i Navi må man knytte fagene til de riktige elevene. Om en elev ikke har fått de fagene han/hun har vil ikke dette komme ut på vitnemålet heller. Les mer om det her.
I listen over flettefelt ser man at man har eget sett med flettefelt per fagtype. Hvert sett er identifisert med en [kode]. Denne koden er det samme som man finner under Oppsett - Fagtyper. Setter man inn feltet <FagNavn[03]> vil man få ut en liste over fagene i fagtype 03.
De som gjelder selve fagene og de som gjelder fagtypen fagene ligger i. De som begynner på <FaTy gjelder fagtypen. Man kan for eksempel hente navnet på fagtypen, hente ut antall fag og få en sum av timer på fagtypen. Flettefeltene som begynner på <Fag gjelder selve fagene og viser info om disse. Disse feltene har litt spesielle egenskaper: programmet kopierer linjen de står på, og setter inn en linje for hvert fag. Linjen beholder samme formatering.
Vi har en fagtype 03 Valgfag. I den fagtypen har vi lagt 3 fag: klatring, friluftliv og data. Vi finner flettefeltene for den aktuelle fagtypen i listen over flettefelt, og setter inn følgende linje i vitnemålet:
<FagNavn[03]> <FagTA[03]> timer/år
For en elev som har alle disse 3 fagene vil utskriften se slik ut:
For øvrig har vi satt inn eksempel for hvordan det kan gjøres i malen vi har lagt inn i programmet.