Som nevnt i tidligere infobrev skal skolene sende rapporten direkte til Lånekassen. Skolene får info fra Lånekassen om hvordan dette skal gjøres. Kommer her med litt info som er spesifikt for rapportering ved hjelp av Navi-programmet.
Lånekassen oppgir 1.oktober som en siste frist for rapporteringen. Men alle bør rapporrtere så tidlig som mulig. Mange elever skal søke om støtte for videre utdanning, og en del vil ikke få støtte før elevens faglige status er oppdatert hos Lånekassen.
Gå på Velg rapport, finn rapport nr 45. Velg skoleåret som har gått. Tips: sjekk forhåndsvisning før du lager filen. Klikk diskett-knappen for å lage filen. Eventuelle feil i data blir listet opp, og disse må korrigeres. Om det ikke foreligger feil får man opp en lagre-boks hvor du kan angi hvor du vil legge filen. Siden man ikke lenger skal sende rapporten til WIS på diskett kan man like greit legge filen på harddisken.
Navi holder oversikt over hvilke elever som er rapportert i hvilken fil med hvilken status. Til Lånekassen sendes kun endringer i forhold til tidligere rapporter. Dette er i henhold til Lånekassens regelverk. I praksis betyr det at for hvert skoleår sendes det en hovedrapport med alle elever, og om det skjer endringer skal kun endringene sendes inn. Endringer kan være:
Elever som ikke er kunde hos Lånekassen trenger ikke å rapporteres, men det har ikke betydning om de blir med.
Kun elever med gyldig norsk personnummer kan rapporteres. Lånekassen tar ikke i mot fil hvor det mangler personnummer på elever. Derfor vil du få feilmelding med en liste over elever med feil/mangel på personnr, og disse må rettes opp for å komme videre. Enten legg inn gyldig personnr eller angi at eleven ikke skal tas med i filen.
Skolen må angi om elevene skal få godkjent eller ikke godkjent. Det er 2 måter å gjøre det på. Enten sett kryss for at eleven har Avbrutt skoleåret, eller sett kryss i feltet Ikke godkjent.
Om en elev ikke skal tas med i rapporten må man krysse av i feltet "Skal ikke tas med" under Hovedkurs - dobbeltklikk elev og du finner feltet under Statistikk flippen.
For å registre eleven som andreårselev, ta opp hovedkurs, flippen Elever - dobbelklikk på aktuell elev, sett kryss i feltet 2.årselev.
Rapporten til lånekassen vil nå få riktig emnekode.
Alle filer som sendes til Lånekassen skal ha et filnummer (løpenummer). Dette nummeret brukes til å bestemme rekkefølgen på filene som sendes inn. For eksempel om forrige fil hadde nummer 3 skal neste nummer være 4.
Endre filnummer på fil som er laget i Navi:
Man kan også velge å vise innholdet i en fil på skjermen (og skrive ut om man vil), eller slette fil. Slett fil-funksjonen kan brukes spesielt om man har laget en fil og oppdager en feil før man sender filen til Lånekassen. Husk å oppdatere "neste filnr" før du lager filen på nytt.