Mange har Wis Skole liggende på en server eller en annen hovedmaskin der flere har mulighet for å starte opp og logge på programmet. I slike tilfeller (med mange brukere) er det ofte ønskelig å kunne skille de ulike brukerne med hensyn til hvilke data de skal kunne lese, hvilke data de skal kunne redigere og hvilke data de ikke skal ha tilgang til i det hele tatt. Dette kan nå gjøres på en enkel måte i Wis Skole.
Brukerregisteret i Wis Skole baserer seg på listen over personale ved skolen. Alle som er registrert under personale (og som ikke er markert som sluttet ved skolen) kan gis tilgang til å logge på systemet. For å få denne tilgangen må en ha et brukernavn og passord, og dette kan en få av administrator i systemet. Administrator registrerer og vedlikeholder listen over brukere ved å gå inn i Oppsett, og deretter til flippen Tilgang. Her ligger en komplett liste over alle brukere (personale), med brukernavn og passord og tilgang til skjemaer og data. Ingen brukere må gis samme brukernavn.
På flippen Skjema under Oppsett - Tilgang kan en tildele brukernavn og passord til alle som skal kunne logge seg på Wis Skole. En styrer her også hvilke skjema hver enkelt bruker skal ha tilgang til. Dette gjør en ved å sette/fjerne hake i følgende kolonner:
Alle som har brukt Wis Skole vil raskt se sammenhengen mellom kolonnene over og menyen med knapper til venstre i programmet. Dersom en bruker ikke har hake i kolonnen System, så vil han ikke finne knappen System i menyen til venstre når han logger på med sitt brukernavn og passord. Administrator kan altså styre hvilke knapper som skal dukke opp i menyen til hver enkelt bruker. En faglærer kan altså gis tilgang til Karakter skjemaet, mens en av kontor personalet vil ha tilgang til både Utskrifter, Karakter og Skolen. Dette kan hver enkelt skole selv bestemme.
For å lette arbeidet med å legge inn passord, er det laget mulighet for automatisk generering av nye passord. Denne muligheten finner du ved å høyreklikke et av navnene i listen under Oppsett - Tilgang - Data og så velge "Lag passord ..". Det vil imidlertid kun bli laget passord for brukere som ikke har fått tildelt passord fra før. Alle eksisterende passord blir bevart.
På flippen Data under Oppsett - Tilgang kan en gi brukerne ulik tilgang til dataene i programmet. Her er en kort forklaring til hvilken tilgang hver enkelt kolonne styrer:
Husk alltid at en bruker må logge av programmet og på igjen for at evt. endringer som administrator gjør med tilgangen hans skal gjøre seg gjeldende.
Ved oppgradering til versjon 12 (eller senere) og ved første gangs installasjon av programmet med versjon 12 (eller senere), så vil det automatisk dukke opp et nytt personale, Admin, i Wis Skole. Dette er gjort med hensikt for å være sikre på at brukerne kan logge på programmet. Hvis en tidligere logget på programmet med passordet Høy, så må en nå bruke Admin som brukernavn og Høy som passord. Brukeren Admin vil ha tilgang til alle skjema i programmet og i tillegg kunne redigere Skolen og alle karakterer i hele systemet. Denne brukeren har derfor veldig stor tilgang og bør kun brukes av Administratorer i programmet. Mange skoler ønsker ikke å ha denne brukeren i listen over personale og vil fjerne den. Det de da må huske på er å gi en annen bruker (kontorpersonale eller rektor e.l.) de samme (eller tilsvarende) rettighetene som Admin brukeren har. Hvis en sletter Admin før en har gitt minst en annen bruker rettighet til å logge på systemet, så vil ingen kunne logge på programmet. Dette er derfor ikke gunstig. I tillegg så må en passe på at det hele tiden er minst en bruker som har tilgang til skjemaet Oppsett. Hvis ikke, så risikerer en at ingen kan vedlikeholde brukernavn/passord og tilgang i systemet, administrere backup av data, oppsett av fag og etiketter, låse/åpne protokoll osv.
Ta kontakt med WIS hvis du vil ha hjelp til å sette opp tilgangen for personalet ved din skole, eller det er ting du føler ikke er godt forklart i denne informasjonen.