Hjelp for Navi

  • Velkommenkontakt,hjelp,support,skolekart,adresse== Velkommen til hjelp om '''NAVI - Folkehøgskolens Informasjonsystem''' == På disse sider finner du detaljert hjelp til programmet, på mange av sidene er det også koblet videohjelp til. Du er alltid velkommen til å kontakte oss, enten for en gjennomgang, kurs eller konkret hjelp. All support er inkludert i prisen. '''Info''' [/35608/4229/35958-56285.html Siste versjon av Navi er nå 28f Datert 03.05.2013.]   [/35608/4229/35795-4499.html Du finner endringer og forbedringer her]   '''WIS''' Postboks 41, 7201 Kyrksæterøra Tlf.: 72 45 01 90 Fax: 72 45 01 91 E-post: [mailto:wis@wis.no wis@wis.no] Web: [http://www.wis.no/navi www.wis.no/navi] === Komplett skolekart hentet fra folkehogskole.no i jpg-fil. === Skolekart for folkehøgskolene i Norge finner du [http://www.folkehogskole.no/site/skole/show_result_map.php?page_id=84&fag_liste=&chc_kurstype=42 her.]
    • Nyttige tipsbokmerke,F10, fil,egne innstillinger,oversikt,historikk,navigere,esc,f2,tabellNår man står i en tabell – '''bruk F2''', som bytter mellom redigering/visning '''Bokmerke''' - trykk på ikon foran tittel flytter ikonet opp i toppen, legges tilbake ved klikk '''F10''' – viser detaljer – '''ESC''' går tilbake '''Oversikt''' – trykk på rutenett i knapperaden for å få en oversikt. Oversikten kan sorteres fra kolonnetittel og titlene kan trekkes rundt. Sammen med '''F2''' kan feltene redigeres. Status symboler foran kurset om det starter snart, sluttet, eller starter lenger frem '''Valg for tabell''' Trykk på '''valg for tabell'''  på knapperaden. Her finner du en liste hvor du kan eksportere, gruppere, kopiere alt m.flere.  I forbindelse med gruppering på søknadsoversikten, kan man gruppere og få en statistikk på søknadene. Endre innhold – her kan du flytte om på innholdet i tabellen – ta ut fra lista eller legge tilbake.Trykk på '''svart pil bak navigasjonspilene''', viser historikk (hvor du har vært)Info oversikt om kontakten i bunnen av velgeren. Her ligger alle relaterte informasjoner om kontakten. Systemet husker siste klikk i inforuta.'''Muligheter på kontaktvelger '''Søk på forskjellige utvalg i toppen av velgeren. Her ligger det mange muligheter Høyreklikk i kontakvelgeren gir: adresselister, registrere bilag, send e-post, legge alle i gruppe'''Vis - egne innstillinger''' Trykk på vis - egne innstillinger. Her kan du endre utseende på programmet.Utskrift kan '''tas ut som fil'''. På rapporten velg skriv ut. Kryss av på skriv ut dialogen ”skriv til fil.
      Mulig å redigere i rapporten vitnemål – trykk på knappen i knapperaden.
    • Navnet NAVInav,navigere=== Hvorfor Navi ? === Vi har valgt ordet Navi på grunn av at det gir to assosiasjoner: '''Nav''' Nav er et gammelt norsk ord på senteret i et hjul. Navet beveger seg framover sammen med hjulet men uten å snurre rundt. Navet kan derfor være et godt bilde på folkehøgskolens rolle i landet opp gjennom tiden. Det å stå litt stille samtidig som en er med i full fart framover midt i sentrum av begivenhetene. Vi håper også at programmet etter hvert skal få en rolle som et nav i administrasjonen. '''Navigere''' Navi kan også være starten på ordet navigere. Programmet skal bli et hjelpemiddel for skolene til å finne fram til informasjon. Logoen skal ta opp begge disse assosiasjonene. Navet vises i sentrum av noe som kan ligne på et vognhjul. Navigere vises ved at logoen også kan tolkes som et rattet på en skute. Uttalen er rett fram: 'navi'. (Ikke 'neivi')
    • DefinisjonerHovedkkurselev,kortkurselev,Fagtilbud,Fagsamling,Linje,Kortkurs,hovedkurs=== Definisjoner og prinsipper === '''Bakgrunn ''' Folkehøgskolen er og skal være fleksibel i sine tilbud til elevene. Dette fører til at en må legge opp til en datamodell som takler det meste. Det er mange begrep som svirrer i luften, og det er viktig at vi finner definisjoner og sammenhenger som vil fungere for alle skolene.   '''Begrep''' '''Definisjon ('''Det hvert tema knyttes til står oppført i punktliste under avsnittet). '''Elev''' Person som deltar i et undervisningsopplegg ved skolen i et gitt tidsrom. Eleven betegnes som Hovedkurselev eller Kortkurselev. • Hovedkurselev • Kortkurselev '''Hovedkkurselev'''         En person som deltar på et eller to hovedkurs ved skolen. En hovedkurselev har en startdato og en sluttdato. Dette vil være første startdato og siste sluttdato for de kurs (1 eller 2) eleven er knyttet til. Fagene eleven har knyttes til her, og ikke på et bestemt hovedkurs. Dette er for å unngå problemer når et fag går over hovedkurs-skiftet (nyttår). • Ett eller to hovedkurs • En eller flere linjer • Ett eller flere fag '''Kortkurselev'''   En elev som deltar på ett kortkurs ved skolen. • Ett kortkurs '''Hovedkurs'''   Undervisningsopplegg som varer et semester.  • Hovedkurselev '''Kortkurs'''   Undervisningsopplegg som varer et gitt tidsrom. • Kortkurselev '''Linje'''     En retning i undervisningsopplegget som eleven er en del av. Det er mulig å knytte en elev til flere linjer. En av linjene må være primær (den som styrer gruppering av elevlister). Andre ord som kan bety det samme er "klasse" og "fordypning". • Hovedkurselev '''Fagtilbud'''       En undervisningsmengde (i årstimer) som gis i et bestemt tema og med et bestemt opplegg. Fagtilbudet har en fagtype (se Definisjon av fagtype). • Fagtilbud • Fagsamling • Fagtype '''Fag'''     Et fagtilbud som undervises av en bestemt lærer i en bestemt periode. Ander ord for dette er "utlagte fag" eller "timeplanlagte fag". • Hovedkurselev • Fagtilbud '''Fagsamling'''     En samling av fag. Samme fag kan inngå i flere samlinger. Dette letter registrering av fag på en elev ved at en kan velge en eller flere fagsamlinger og få systemet til automatisk å legge inn fagene på eleven. Deretter er det mulig å legge til eller trekke ut fag for den eleven. Det vil stort sett bli en fagsamling pr. linje samt kanskje en samling for fellesfag. • Fag '''Fagtype'''   Dette er skolens egen betegnelse på hvordan et fagtilbud betraktes. Fagtypen er med og styrer gruppering i vitnemålet. Normale fagtyper er Linjefag (fordypningsfag) valgfag og fellesfag • Fagtilbud
  • Innføringbrukermøte,verktøy, video,=== Om Navi === Systemet skal på sikt dekke de fleste områdene som folkehøgskolene driver med. Vi ønsker at programmet skal være levende og utvikle seg til å bli det verktøyet som skolene bruker. Navi dekker nå følgende områder: KontakterHovedkursKortkursFagLinjerSøknaderPersonaleElevregnskapFravær '''Brukermøte i Navi har fremlagt endel punkter til forbedring i Navi''' Flere videokurs Rapportstyring pr. bruker Bedre rapportgenerator Kalender – skole, fag, linje, fag Infobase (Kan kanskje bruke arkivmodul) Admin av givertjeneste Vedlikeholdssystem '''Utfordringer''' NAVI på Web. WIS tenker å overføre NAVI til vår web plattform WisWeb. Vi har planer om en slik omlegging. En rundspørring på brukermøte viste at et stort flertall var interessert i en slik løsning
    • Hjelpf1,knapperaden=== Det ligger hjelp i programmet.  === === Hjelp der du står === Uansett hvor du er kan du trykke F1 for å få hjelp akkurat der du står. Du trykker F1 for å gå tilbake igjen. === Hjelp-knapp === Du kan klikke hjelp-knappen på knapperaden. Når du velger denne knappen finner du hjelp for hvert emne med tilhørende underemner. Her har du også anledning til å søke etter bestemte tema. For å gå ut av Hjelp klikker du på krysset til høyre, eller trykker F1
      • Tipsskjermen,hjelpNår du klikker i ei liste eller det første feltet i et skjema vil du få forklaring nederst på skjermen. Der kan det også ligge pekere til mere hjelp. Når du plasserer skrivemerket i et felt som trenger forklaring, vil det nederst på skjermen dukke opp en forklaring til feltet.    
      • Hintknapper,menyvalg,mus,musen,hjelpPå knapper og menyvalg vil det dukke opp et hint når musen beveger seg over.    
      • Dokumentasjonrapport, knappen,knapperaden,skrive ut,hjelp=== Det er mulig å skrive ut dokumentasjon for systemet. === Klikk på Velg rapport-knappen på knapperadenvelg Dokumentasjon i rapportoversikten.Du kan se på eller skrive ut. [/wwfile/50281/dokumentasjon_navi..pdf Se PDF med dokumentasjon] (vil ligne mye på den hjelp du finner her)  
      • Kurslyd,bilde,video,hjelp,elektroniskeFra Internettadressen [http://www.wis.no/navi/filer.htm www.wis.no/navi/filer.htm] kan du laste ned kurs med lyd og bilde. Velg kurs i program lista. Du kan velge mellom innføring, kortkurs, søknader og oppsett. Når du har lastet ned kursene vil du finne de under hjelp i menylinjen. Velg kurs. Kursene gjennomgår bruken av programmet.   === Opplegget === Du vil på skjermen se hvordan oppgaver utføres samtidig som du hører forklaring i høyttaleren. Du må derfor ha høyttalere på den maskinen der du skal kjøre kurset. Det lages ett kurs pr. tema. === Følgende kurs er tilgjengelige === '''Navn''' '''Tid''' '''Størrelse''' Innføring 7:31 4,8 Mb Søknader 8:30 5 Mb Kortkurs 3:54 2,6 Mb Oppsett 4:50 3,1 Mb === Hvordan installere kurs === Hvert kurs ligger i en fil som du kan laste ned fra Internett. Klikk på Nedlasting til venstre og velg kurset fra lista over filer. Når du har lastet ned filen, må du starte den for å pakke den ut. Da kan du velge hvor den skal legges. Vi anbefaler at du legger den i en mappe med navn "Kurs" under Navi. Da vil du kunne starte kursene fra Hjelp-menyen når du står i Navi === Starte kurs === Det enkleste er å velge Hjelp på menyen i Navi, velge kurs og deretter velge det kurset du vil kjøre. Du kan også starte ønsket fil fra Utforskeren. === Når kurset kjører === Når kurset kjører, får du opp et vindu som viser skjermen hos kursleder pluss et lite kontrollpanel der du kan styre fremvisningen.   Du kan klikke pauseknappen for å forsøke å gjøre det samme i ditt eget program som det som blir gjennomgått i kurset. Anbefaler også knappen for velg tema der du enkelt hopper til det som du ønsker å gjennomgå.
      • Brukerstøttehjelp,ole sødal,kontakt=== Waade Information System AS tar hånd om brukerstøtte for Navi. Du kan kontakte oss på: === Telefon 72 45 01 90 Fax 72 45 01 91 E-post wis@wis.no Postadresse: Waade Information System AS Postboks 41 7201 Kyrksæterøra   Ole Sødal er utvikler og gir support på Navi === Internett === Ellers finnes informasjon om Navi på Internett under adressen www.wis.no/navi Her vil du blant annet finne: InformasjonOppdateringer av programmetSvar på vanlige spørsmål som kan dukke opp
    • Genereltvelger,oversikt,meny=== Meny === Den enkelte får opp på menyen bare det han/hun har tilgang til. === Velger og Oversikt === Velger (ikon med pil) og Oversikt (ikon med tabell) er to forskjellige måter å vise data på. Velgeren gir størst fleksibilitet. Ved hjelp av den kan en velge mellom f.eks. flere år og se detaljer for det enkelte året, uten å miste oversiktsbildet over alle årene. For å vise detaljene må en først markere det en vil se detaljer om i velgeren. Oversikt viser opplysninger i tabell. Ved å dobbeltklikke på en rad i tabellen får du se detaljene. Du skifter raskt og enkelt mellom Velger og Oversikt ved hjelp av knappene med pil og ruter på knapperaden.
      • Systemskissenavi,system
      • Brukeresystemadministrator,oppsett,systemadministrasjon,menyoppsett,tilgang, nivåAlle som skal ha tilgang til systemet må være registrert som bruker. Brukere legges inn av systemadministrator under oppsett - systemadministrasjon. Velg brukere. Her kan man tildele menyoppsett og tilgangsnivå    
      • Sikkerhet/tilgangSikkerhet, tilgang, bruker,systemansvarligSikkerhet og tilgang er ivaretatt ved at hver enkelt bruker bare får se det han selv har bruk for. Dette styres av den systemansvarlige.  
      • Lagre/angrelagreknapp, knapperaden,samtidig,brukereI utgangspunktet lagres alt automatisk. I tillegg er det en lagre-knapp på knapperaden . Når du trykker på denne oppdateres alle skjermbilder som endringen får innvirkning på. Hvis flere brukere arbeider med programmet samtidig anbefales det å bruke lagreknappen. De andre brukerne ser da med en gang hvilke endringer som er foretatt.
      • GrensenittskjermbildeDet er lagt vekt på at skjermbildet skal være raskt og enkelt å bruke. Selv om det er mange skjema vil de aldri komme over hverandre slik det er vanlig i mange Windowsprogram. Se skisse nedenfor.  
    • Skjermentips,meny,velger,skjema=== Skjermen er delt i flere deler:  === Menylinje / knapperad i toppenMeny: Knapper der du velger emneVelger: Liste der søker du fram og velgerSkjema: Se på og rediger dataTips i bunn Skjemaene er forskjellige avhengig av hva du har valgt.
      • Menylinjen=== Diverse valg som benyttes mer sjelden. === Fil - Avslutt RedigerSkjema === Vis === KnapperaderVis velgerEgne innstillingerMaskiner og brukere === Hjelp === InnholdHjelp der jeg stårKursOm Navi
      • Knapperadenf12,klipp ut,lagre,navigere,rapport  Knapperaden står fast uansett hvor en er i systemet og gir tilgang til felles funksjoner.   '''Ikon''''''Funksjon''' Ny. Knappen oppdateres etter det valget du har gjort i menyen. Navigering: Bla fram og tilbake, svart pil i siden åpner lister over sist viste F12 Går til startsiden. Tar deg til startsiden fra der du står Utskrift Rapport: Åpner velger med rapporter Vise / skjule velger Velger Oversikt Tabellverktøy. Svart pil tar opp fler valg    Klipp ut Kopier   Lim inn Lagre, Lagrer all informasjon Angre    Oppdater  Hjelp: Åpner hjelpesystemet Tekstbehandler: Åpner tekstbehandler når markøren står i tekstbehandler felt  
      • MenyMenyknappenePå menyen til venstre på skjermen gjøres alle valg i programmet. Skolen bestemmer selv hvilke valg den enkelte bruker eller brukergruppe skal ha.  På ikonene i menyen kan det oppe til venstre være en pil, et rutenett eller ingenting. Pilen betyr at det er en velger (eks. kortkursvelger).  Rutenettet betyr en oversikt (eks. søknadsoversikt). === Meny === Menyknappene åpner tre forskjellige skjema: - Skjema: Viser detaljer. - Velger: Viser liste. - Oversikt: Viser tabell.
      • VelgersøkVelgeren er ei liste du kan velge fra. I velgeren har du ikke tilgang til å endre. Hvis det står et søkefelt over lista kan du søke etter nærmere spesifisert informasjon ved å fylle inn søkekriterier i søkefeltet. Når du har valgt fra lista vises liste og skjema samtidig på skjermen. Du får anledning til å se detaljer uten at lista du velger fra forsvinner.  
      • Oversiktf10,Excel- eller HTML-fil,kolonnebredde,kolonneOversikter er skjema som kan fungere omtrent som en velger. Fordelen er bare at du ser mer i gangen. For å gå til detaljer om den du står på trykker du F10. For å gå tilbake til oversikten trykker du ESC. Du kan også dobbeltklikke på posten for å se detaljene. Oversiktslistene har en del muligheter som det kan være nyttig å lære seg. === Redigere === Hvis du velger Rediger på Oversiktknappen på knapperaden kan du redigere direkte i oversiktstabellen. Merk raden du vil endre, og velg Redigere på redigeringsknappen på knapperaden. === Kopiere og lage Excel- eller HTML-fil === Under Rediger-knappen på knapperaden kan du også kopiere tabell, lage Excel- eller HTML-fil. === Endre kolonnebredde === Dra med musen i kolonneheadingen. === Sortere === Klikk på kolonneoverskriften for stigende eller synkende sortering.    
      • SkjemaSkjema viser detaljer om hver post. I skjemaet legger du inn ny informasjon og foretar endringer.  
      • TipsDu ser tips nederst på skjermen.  
    • Tastaturf1,f12,f11,esc,f10F1 Alltid hjelp der du erF12 Går til forsiden i NaviF11 Viser/skjuler velgerenF10 Viser relatert skjemESC Går tilbake når det er benyttet F10Ctrl-X Klipp utCtrl-C KopierCtrl-V Lim innAlt-Back Angre Det vurderes å sette opp valg på menyen med hurtigtaster.
  • Kontakterkontaktskjemaet,ny,slett,registrere en kontaktKontaktregistret er det sentrale registret i programmet. Kontaktregistret inneholder alle personer og institusjoner skolen er i kontakt med.  På en enkel måte får du oversikt over alle detaljerte og relaterte opplysninger om kontakten. Personer som er registrert som søkere, kortkurselever og personale blir automatisk oppdatert i kontaktregistret. Kontakten knyttes opp mot alle de andre emnene, som kurs, personale, søknader osv. === I kontaktskjemaet registreres alle kontakter en gang. === Du kan velge om kontakten skal være en person eller firma. Velger du firma vil du få opp en ekstra flipp (personer), hvor du kan registrere ansatte i firmaet. Når du registrerer nye søkere / elever / personale får du ei rute på skjermen med eksisterende kontakter. Herfra velger du den du vil registrere, hvis navnet finnes fra før. Du kan gjøre utvalg blant kontaktene, og overføre disse til selvdefinerte grupper. Dette er spesielt gunstig når du har behov for å skrive ut adresselapper / lister, eller lage bilag til en hel gruppe.  
    • SkjemaKontakter,relasjoner,grupper,genereltKontaktskjemaet har to muligheter, enten er skjemaet en person og består da av fire flipper, generelt, logg,tilknyttet og grupper. Eller skjemaet er et firma og består da ev fem flipper. Man får en ekstra flipp (personer hvor man kan registrere personer ansatt i firmaet. I kontaktskjemaet registrerer du ny og gjør endringer på kontakten. Fyll inn i feltene. I merknadsfeltet kan du skrive fri tekst.  Kontaktskjemaet består av 4 flipper for person og 5 flipper for firma (Generelt, personer, logg, tilknyttet og gruppe). === Generelt === Selve kontaktskjemaet har felt for: Siste adresse på kontakten med kode og avkryssing for personYtterligere kontaktinfoMerknadsfeltPersoninfo === Tilknyttet === Viser kontaktens relasjoner. Du kan legge til og slette. === Gruppe === Viser gruppetilkytning. Du kan legge til og slette. === Logg === Her kan man loggfører alt av aktivitet på kontakten (kun tilgjengelig for brukere med arkivmodulene)
      • VelgerKontakterHer søker du opp kontakten. === Velgeren er ei liste med === Søkefelt øverst. Fyll inn hele eller deler av navnet. Ukjente tegn erstattes med *. Du kan også klikke i knappen over og søke blant alle, blant grupper, kurs, linjer etc.Liste i midten. Her ser du alle som svarer til søkekriteriet.Relatertliste nederst.Etter at du har valgt fra navnelista eller relatertlista får du detaljskjema til høyre.
      • PersonerKontakterHer kan du legge inn personer som knyttet til firmaet. Velg ny knappen øverst i høyre hjørne.    
    • RutinerKontakter=== Du kan: === Legge inn nye kontakterVelge om kontakten skal være person eller firmaSlå opp kontaktEndre data på kontaktSlette kontaktFinne relaterte opplysninger om kontaktenRegistrere bilag på kontakt, enkeltvis eller i gruppeSkrive ut rapporter, adresselapper og adresselisterEksportere til ExcelGjøre utvalg blant kontaktene, og legge disse inn i en gruppe
      • Ny kontaktKontakter,registrere en kontaktDu legger inn ny kontakt ved hjelp av Ny-knappen på knapperaden etter at du har valgt kontakt i menyen, eller du kan høyreklikke i velgerlista og velge ny kontakt. Du får da opp kontaktskjemaet, der informasjon om kontakten skal fylles inn. Velg øverst i høyre hjørne om kontakten er en person eller firma. Velger du firma får du opp en ekstra flipp (personer), der du kan legge inn ansatte i firmaet.  
      • Slå opp kontaktKontakter=== Kontakten kan slås opp fra to forskjellige ståsted === Via kontakt - beskrevet nedenfor.Via kurs, gaver osv. relatert til kontakten. Beskrevet under hvert emne. === Slå opp kontakt === Klikk Kontaktvelgeren i menyenVelg hvilke grupperinger du vil søke blantSkriv inn deler av navnet i Søke-feltet, og trykk Enter.Ukjente tegn først i navnet erstattes med * Alle som svarer til søkeordet kommer fram i navnelista under søkefeltet.  === Detaljerte opplysninger om kontakten === Klikk på kontakten i lista. Du får da opp detaljerte opplysninger i skjemaet til høyre for lista. Relaterte opplysninger om kontakten Opplysninger relatert til kontakten kommer opp i relatertlista under navnelista. Klikk på relasjonen for å se detaljer.
      • Endre kontaktKontakter=== Slå opp kontakten === Endre i skjemaet. Endringen lagres når du går ut av skjemaet. Du kan også lagre ved hjelp av lagreknappen på knapperaden.  
      • SøknaderKontakter=== Finn søknad via kontakten === Hvis du vil se på søknaden til en bestemt søker, kan du Slå opp søkeren i kontaktvelgeren.Klikk på søknaden i den relaterte lista. === Legge inn ny søknad === Du kan registrere en bunke søknader, og overføre alle til de kursene de hører heime ved å trykke på en knapp. Hvordan du gjør dette er beskrevet under Søknader.  
      • HovedkurselevFinn hovedkurselev via kontakten Hvis du vil se på en bestemt hovedkurselev, kan du: Slå opp eleven i kontaktvelgeren. Hovedkurset kommer opp i den relaterte lista.Klikk på hovedkurset i relatertlista. === Legge inn ny hovedkurselev === Du kan legge inn ny hovedkurselev enten via Søknad, eller direkte ved å velge Hovedkurs i menyen.  === Overføre hovedkurselev fra søkerlista: === Velg Søknad på menyenVelg OversiktVelg status for søknadenFinn eleven i listaKlikk Tabellverktøy-knappen på knapperaden, velg RedigereEndre status på søkeren ved å klikke i status-kolonnen for den eleven du vil registrere på, og velge status fra lista.  
      • Kortkurs=== Finn kortkurselev via kontakten === Hvis du vil se på en bestemt kortkurselev, kan du: Slå opp eleven i kontaktvelgeren. Kortkurset kommer opp i den relaterte lista.Klikk på kortkurset i relatertlista. === Legge inn ny kortkurselev === Velg Kortkurs på menyenVelg skoleår, og finn kurset du vil registrere på i listaVelg Elever-flippen. Du får ei liste over alle elevene på kursetKlikk Ny-knappen over listaSkriv inn de første bokstavene i navnet og trykk Enter. Hvis eleven er innlagt i kontaktregisteret fra før kan du velge fra lista. Hvis ikke velger du Ny, og klikker OK. Du får da ei ny rute der du legger inn navnet.
      • RelasjonerRelaterte opplysninger om en kontakt kommer fram i relatertlista på Velgeren. Når du klikker i relatertlista får du fram de relaterte opplysningene. 
      • Regnskap=== Finn kontaktens regnskap via kontakten === Hvis du vil se på regnskapet for en bestemt kontakt, kan du: Slå opp kontakten i kontaktvelgeren. Konto kommer opp i den relaterte lista.Klikk på konto i relatertlista. === Legge inn ny post i regnskapet === Høyreklikke i navnelista. Du kan: Føre enketlbilag. Søk først opp kontakten, høyreklikk og velg Bilagsregistrering, kontakt.Hvis posteringen gjelder en gruppe søker du først opp gruppen, høyreklikker i lista og velger Bilagsregistrering, alle i lista.
      • Overfør til gruppe=== Overfør et utvalg blant kontaktene til egen gruppe: === Opprett gruppen, hvis dette ikke er gjort fra før. Velg Grupper på Menyen, og høyreklikk i lista for å registrere Ny gruppe.Velg Kontakt på MenyenGjør utvalg. Velg hvem du vil søke blant for å finne de som skal være med i utvalget.Høyreklikk i navnelistaVelg Legg alle inn i en gruppeVelg gruppen du vil legge utvalget inn iKlikk på Legg kontaktene i gruppe Når du skal skrive ut adresselapper / lister, eller lage bilag på alle i gruppen, velger du Grupper i Menyen, finner gruppen, velger Medlemmer-flippen og høyreklikker i medlemslista.  
      • Sende e-postepost,mail=== Generelt === Siden man allerede har registrert alle kontakter med epostadresse i fra Navi er det veldig hensiktmessig å kunne bruke Navi som epostprogram. Man kan for eksempel sende epost til: søkereeleverkortkursdeltakerepersonalealle knyttet til en bedriftkontaktgrupper === Sende epost === Man kan sende epost fra mange skjermbilder i Navi. Funksjonen finner man ved å høyreklikke i navnelister, f.eks. i søknadsoversikten eller kontaktvelgeren, velg Send epost.   Du får opp følgende skjermbilde:     Her kan du velge hvem som skal få epost (man kan fjerne krysset på de som ikke skal ha..). Fyll inn innhold ved hjelp av knappen "Rediger innhold". Fyll inn emne. Klikk Send epost. Da får du opp følgende skjermbilde:     === Knytte til logg/arkiv === Kryss av for "Loggfør epost på kontakt", og velg eventuell arkivnøkkel. === Begrensninger === Foreløpig kan man ikke sende epost med vedlegg. Man kan ikke ta i mot epost i Navi
      • Sende SMS=== Sende SMS fra NAVI === Stå i kontaktmodulen.Søk ut den gruppe du vil sende til, høyreklikk og velg send SMS. Du får da opp en dialogboks med alle navn, du kan ta bort hake på de du ikke vil sende til.Skriv en tekst i tekstfeltet eller velg sett inn fra mal. Du kan utifra teksten se antall meldinger og pris.Velg avsender nummer enten skolens eller eget nummer.Ønsker du at SMS`ene ikke skal loggføres på kontaktene så slå av haken på "Loggfør SMS på kontakt".Du kan også legge utsendelsen inn med arkivnummer. Skriv litt av arkivnummeret eller navnet på arkivet.Send SMS - SMS sendes nå til utvalgte personer.
    • Grupperopprette gruppeDu kan opprette grupper der kontaktene kan plasseres. Dette gjør du under Grupper på menyen. Gruppelista viser innlagte grupper. Over lista kan du hake av om du vil vise de gruppene som er inaktive. Bak gruppenavnet står antall kontakter i hver gruppe. I medlemslista bestemmer du selv både hvor mange kolonner du vil ha med, og kolonnetittel. === Du kan: === Lage ny gruppeSlette gruppeFjerne alle kontakter fra valgt gruppeFlytte / kopiere kontakter mellom grupperLage adresselapper / listerLage bilag til alle i gruppenGjøre utvalg i gruppenOverføre til Excel
      • Ny GruppeHer kan du legge inn kontaktgrupper. Du oppretter ny gruppe ved å klikke med høyre musetast. Når du høyreklikker får du også anledning til å fjerne alle fra valgt gruppe, og flytte/kopiere mellom grupper. Hak av for grupper som er aktive.    
      • Legg i gruppeHvordan du legger et utvalg av kontakter inn i en gruppe er beskrevet under Kontakter - Rutiner kontakt - Overfør til gruppe. === Du legger enkeltkontakter inn i grupper ved å: === Velge Grupper i menyenMarker gruppen kontakten skal legges inn iVelg Medlemmer-flippenTrykk på Ny-knappen. Skriv inn litt av navnet for å velge fra oppslag mot kontakt, eller velg Ny i lista hvis navnet ikke finnes fra før. Kontakten vil bli plassert alfabetisk i medlemslista.  
      • Søk i medlemslisteVelg Grupper på menyen Marker gruppen Klikk på Medlemmer-flippen Velg felt over lista som du vil gjøre utvalg i. Jo flere felt du angir søkekriterier for, jo raskere finner du det du søker etter. Klikk på Søk-knappen  
      • Rediger medlemsliste=== Du setter opp hvilke kolonner du vil ha med i medlemslista, og angir navn på disse ved å: === Velge Oppsett i menyenMarkere Oppsett, grupper i listaHake av for de kolonnene du vil ha medEndre navn på kolonnetekstene, dersom du ønsker dette  
  • HovedkursHovedkursHer administrerer du alt som har med skolens hovedkurs å gjøre. Elevene ved skolen knyttes til lange (hovedkurs) eller korte kurs (kortkurs). === Hovedkursene kan være: === HelårskursHalvårskurs (høst eller vår) En skole vil kunne legge opp tre kurs (høstkurs, vårkurs og helårskurs). Når en elev starter på et kurs, vet en vanligvis om eleven skal gå et halvårs eller et helårskurs.  
    • SkjemaHovedkursSkjemaet viser detaljer om hovedkurset. Du kan legge inn nye og gjøre endringer på hovedkurset. Skjemaet har nr, tittel og årstall øverst.   Elever-flippen viser liste over alle som er registrert som Opptatt elev i Søknad Oversikt på kurset / er registrert som elev via Hovedkurs på menyen. Under Detaljer-flippen legger du inn kursets tidsrom, antall kursdager, antall plasser og innhold. Under Beskrivelse-flippen kan du legge inn pedagigiske og sosialpedagogiske opplysninger om kurset.   Det er laget mulighet for å legge inn bilder på elevene i Navi. Man angir mappen hvor bildene ligger samt hvordan bildene er navngitt på hovedkurset, så kommer bildene automatisk opp på elevskjermbildet og søknadsskjermbildet. Bildet kan flettes inn i skolebevis. Det er også laget laget utskrift av klassebilde med navn under hvert bilde.  === Legge inn nytt hovedkurs === Hvis du vil legge inn nytt hovedkurs høyreklikker du når du står i hovedkurs velger, eller du trykker Ny-knappen på knapperaden når du står i velgeren.  
      • VelgerHovedkursVelg skoleår. Du får ei liste med alle hovedkurs på valgt år, og kan velge flippene for å se på detaljer, elever og beskrivelse av kurset.    Vil du se detaljer på en enkelt elev klikker du på eleven i lista, eller markerer eleven og trykker F10. Du går tilbake igen med Esc
    • RutinerHovedkurs=== Du kan: === Sette opp hvilke hovedkurs skolen har i skoleåretSøke etter bestemte hovedkursFinne detaljerte opplysninger om hovedkurs
      • Overføre hovedkurs fra tidligere årHovedkurs=== Du overfører hovedkurs fra tidligere år ved å: === Velge Hovedkurs Oversikt i menyenMarkere hovedkurset du vil kopiereKlikke på Handling-knappen over rapportenKlikk Hovedkursvelgeren i menyenVelg skoleår og kurs fra lista. Du får opp hovedkursskjemaet, og kan velge detaljer, elever eller beskrivelse.
      • Nytt hovedkursHovedkurs,opprette nytt skoleår,nytt skoleårVelg Hovedkurs i menyen Høyreklikk i velgeren, eller klikk Ny-knappen på knapperadenLegg inn det nye hovedkurset med detaljopplysninger i skjemaet
    • HovedkurselevHovedkursSkjemaet viser detaljer om hovedkurseleven. Du kan legge inn og endre opplysninger på eleven. Skjemaet har felt for eleven, skoleår, kurs og årstall øverst. === Flipper for === Kurs/Linje - viser tidsrom, heltid/deltid/hjemme, timer/uke, start og slutt.Fag - viser detaljopplysninger om faget.FraværStatistikk - geografisk tilhørighet, funksjonshemming, utdanningsbakgrunn og utenlandsk bakgrunn.Diverse - romnr. , gruppe, trygderutiner og merknadsfelt.Frifelt på eleven: - kan defineres selv under Oppsett - Diverse frifelt - frifeltene finnes under hovedkurselev-skjemaet (se Skjema - hovedkurselev i hjelpa)
      • SkjemaHovedkurs=== Skjemafelt === HovedkurselevenHovedkursetSkoleåretHovedkurselevens nr. === Flipper === Kurs / LinjeFagFraværKontaktpersonerStatistikkVitnemål === Kurs / Linje === Her finnes generelle opplysninger om elevens tilknytning til kurs og linje. Eventuell sen start, avbrutt, rom, deltid, hjemmeboerstatus registreres her. Dessuten er det opprettet en del frie felt som skolene kan definere selv. Det finnes 4 felt i RichText-format som kan redigeres direkte eller ved hjelp av riktekst-redigeringsverktøyet i knapperaden øverst (se MsWord-symbolet). 3 vanlige tekstfelt og 1 såkalt Ja/nei-felt. Feltene defineres under Oppsett - Oppsett - Diverse frifelt. Feltene kan flettes direkte inn i elevenes vitnemål ved hjelp av flettefelt i vitnemål-malen. === Fag === Fagene som er registrert på eleven. Kan legge til nye, redigere og slette.  === Fravær === Detaljert oversikt over elevens fravær. Kan redigeres ned til minste detalj.  === Kontaktpersoner === Elevens foresatte med adressefelt, samt trygdekontor/sosialkontor i elevens hjem-kommune. === Statistikk === Diverse statistikk-felt, som geografisk tilhørighet, hjemfylke osv.  === Vitnemål === Mulighet for å legge inn tekst som skal med på vitnemål    
      • RutinerHovedkurs=== Du kan: === Registrere ny hovedkurselevEndre info på hovedkurselevLegge inn nytt fag på elevenFinne alle elever på et bestemt hovedkursFinne en elev på et bestemt hovedkursLage adresselapper og adresselisterRegistrere bilag på hovedkurselev Når du søker etter elever på bestemte kurs kan du velge om lista skal viser elever som har avbrutt kurset.  
        • Ny hovedkurselevHovedkursDu kan registrere ny hovedkurselev enten ved å endre status på eleven under Søknad, eller ved å legge inn eleven direkte via Hovedkurs.  === Registrere hovedkurselev via Søknad: === Velg Søknad på menyenFinn eleven du skal legge innKlikk på Rediger-knappen på knapperadenSett Status-feltet til Opptatt elev === Registrere hovedkurselev via Hovedkurs === Velg Hovedkurs på menyenVelg kursetVelg Elever-flippenKlikk på Ny-knappenHøyreklikk i elevlista for å velge automatisk nummerering. 
        • Slå opp hovedkurselevHovedkursVelg Hovedkursvelger i menyenVelg hovedkurset eleven hører til på.Velg Elever-flippen. Du får liste over alle elevene på kurset.Klikk i lista eller trykk F10 for å se detaljer om valgt elev.  
        • Legg inn fag på elevHovedkursSøk fram eleven i KontaktVelg hovedkurset i relatert-lista, og velg flippen for Fag.Legg inn nytt fag ved hjelp av Ny-knappen over lista. Velg faget ved å ta pil ned i Fag-feltet. 
        • Bilag hovedkurselevHovedkurs=== Du kan føre samme bilag på alle hovedkurselevene samlet. === Velg Hovedkursvelger i menyenVelg hovedkursetVelg Elever-flippen. Du får liste over alle elevene på kurset.Høyreklikk i listaVelg Lag bilag på elever. Hvis det er noen som ikke skal ha bilaget fjerner du haken i Ta med.
        • Slette elevSlette eleverDette gjøres spesielt hvis en elev har trukket seg før skolestart. Ta fram hovedkurset, flippen elever, velg eleven du skal slette, klikk Slett-knappen (eller høyreklikk, Slett elev).  
        • Legge inn elevbilderbilderI mange tilfeller er det nyttig å kunne vise bilder på elever i Navi. Her beskriver vi hvordan man får til dette.   lagre bildene i en mappe per skoleår. Denne mappen bør ligge på serveren slik at alle navibrukere har tilgang til denhvis bildestørrelsen er for stor så vil dette påvirke ytelsen i Navi. Det vil ta lengre tid å få opp søknadsskjermbildet. Bildene bør ikke være særlig større enn 100kb. Det finnes mange måter å krympe bilder på. Et enkelt program for dette kan være PIXresizer. Det krymper alle bilder i en mappe til en angitt størrelse. Alle bilderedigeringsprogram har funksjon for krymping av bilder. Spør gjerne datalærer hvordan dette gjøres.bildene må navngis på en bestemt måte. Dette må bestemmes på forhånd. Vi har valgene "etternavn fornavn" eller "fornavn etternavn"i Navi angis hvor bildene ligger. Det gjøres i skjermbildet Hovedkurs, flippen Detaljer. Angi Bildemappe, Bildenavn (dvs hvordan bildene er navngitt) og Bildetype (f.eks. jpg, gif, bmp)når dette er på plass så skal bilder komme opp automatisk på de søkerne/elevene som har bilde.     var _gaq = _gaq || []; _gaq.push(['_setAccount', 'UA-11209650-1']); _gaq.push(['_trackPageview']); (function() { var ga = document.createElement('script'); ga.type = 'text/javascript'; ga.async = true; ga.src = ('https:' == document.location.protocol ? 'https://ssl' : 'http://www') + '.google-analytics.com/ga.js'; var s = document.getElementsByTagName('script')[0]; s.parentNode.insertBefore(ga, s); })();
  • KortkursHer administrerer du alt som har med skolens kortkurs å gjøre. Kortkursene kan ha forskjellig varighet. SSB skal ha statistikk over skolens kortkurs. Navi lager denne statistikken på grunnlag av de opplysningene som er registrert. Skolen sender filen elektronisk til SSB. 
    • SkjemakortkursSkjemaet viser detaljer om kortkurset. Du kan legge inn og gjøre endringer på kortkurset. Skjemaet har år, kursets nr. og navn øverst. Under Detaljer-flippen registreres tidspunkt, varighet og innhold, tilknytninger som kursleder, medarrangør og kurssted, diverse opplysninger om plasser, lærere og emner.   Elever-flippen viser elever på valgt kortkurs. Hvis du vil se på eller endre detaljer på en elev kan du dobbeltklikke på eleven i lista eller markere eleven og trykke F10. Du går tilbake med Esc eller pila på knapperaden.   Under Beskrivelse-flippen kan du legge inn pedagigiske og sosialpedagogiske opplysninger om kurset.   Under Grupper-flippen kan du registrere nye grupper eller slette grupper Hvis du vil legge inn nytt kortkurs høyreklikker du når du står i lista, eller du klikker Ny-knappen på knapperaden etter at du har valgt kortkurs i menyen.
      • VelgerkortkursVelg årstall, og finn kurset du leter etter i lista. Klikk på kurset for å vise skjema med detaljopplysninger.
      • OversiktkortkursOversikten viser en tabell med informasjon om skolens kortkurs. Du velger år og status i feltene over tabellen. === Redigere kortkurs og oppsett === Ved hjelp av Tabellverktøy-knappen på knapperaden kan du redigere på det enkelte kurset mens du står i tabellen. I enkelte felt får du da opp valglister. === Symbol for status === Symbol viser kursets status: Notatark - kurset er ferdig planlagtKlokke - kurset nærmer seg startGrønn sirkel - kurset er startetRød sirkel - kurset er ferdigGrønn hake - kurset er avsluttet. Alle registreringer er gjort. === Se detaljer === Hvis du vil se detaljer om et bestemt kurs klikker du på kurset i lista, eller markerer kurset og trykker F10. Du går tilbake igjen med Esc .
    • Rutiner=== Du kan: === Sette opp hvilke kortkurs skolen har i skoleåretSøke etter bestemte kortkursFinne detaljerte opplysninger om valgt kortkursSlette kortkursFå oversikt over alle kortkurs på valgt skoleårFå en nærmere beskrivelse av valgt kortkursKopiere kursRegistrere grupper for det enkelte kurset === Rutiner === Ta frem kortkursvelgeren, velg riktig kalenderår, høyreklikk i listen under (listen er grå og tom hvis det ikke er registrert kurs fra før). Du får opp det nye kurset i eget skjema til høyre på skjermen. Registrer info om kurset. Spesielt viktig er antall dager og timer for dette brukes aktivt til å bestemme om kurset er tilskuddsberettiget (kurset skal være minst 12 timer, og gå over 3 dager). === Ikke-tilskuddskurs === Man kan bruke kortkurs-opplegget i Navi til å organisere forskjellige typer tilstelninger (elevstevner, møter o.l.) som ikke kommer under regler for tilskudd fra Staten. Bare sett hake for IkkeTilskudd på kortkurset så vil kurset ikke komme med i rapporteringen til SSB. === Registrere deltakere === Gå inn på kortkurset, velg flippen Elever, klikk Ny for å legge til ny elev. Også her benyttes Oppslag kontakt-prinsippet for å registrere kontakter --> man skriver litt av etternavnet, trykker Enter, en oppslagsboks dukker opp, hvis navnet allerede finnes velger du dette, ellers velger man . Ofte ligger kortkursdeltakere i systemet fra før, og Oppslag kontakt-opplegget hindrer dobbeltregistrering. === Grupper/aktiviteter === Organisere kurset i aktiviteter hvis nødvendig. Dette gjøres for å få oversikt dersom hver enkelt deltaker deltar på forskjellige aktiviteter. Man ser lett hvem som er med på hva. I programmet oppretter man grupper under kortkurset, og legger deltakerne inn i de forskjellige kurs-gruppene etterpå. === Rapportere kortkursdeltakere til SSB i mars === Innrapportering av fjorårets kortkursdeltakere skjer hvert år før 1. mars. === Andre tilgjengelige rapporter for kortkurs === Kortkursrapporter finner man ved å gå inn på Velg rapport-knappen og velge kategori Kurs.
      • Nytt kortkursRegistrere nytt kortkurs,Registrere kortkursVelg kortkurs i menyenHøyreklikk i lista eller klikk Ny-knappen på knapperadenFyll inn detaljer om kurset i skjemaet som kommer opp.
      • Slå opp kortkursKlikk Kortkurs i menyenVelg skoleår i feltet over lista.Finn kurset du vil se på i lista. Du får opp kortkursskjemaet, og kan velge detaljer, elever eller beskrivelse.  
    • Kortkurselev=== Skjemaet viser detaljer om kortkurseleven. Du kan legge inn og endre opplysninger på eleven. === Skjemaet har felt for eleven, skoleår, kurs og kursnr. øverst.  === Skjemaet har felt for: === Status - velg mellom påmeldt, venteliste og avmeldt.Rom - elevens romnr.FraværGeografisk tilhørighet. Bruk pil og velg fra liste.Fylke. Bruk pil og velg fra liste.Kryss av dersom eleven er dobbelttellende. Velg type funksjonshemming fra liste.Kryss av dersom eleven hører til en språklig minoritet. Merknadsfeltet nederst kan brukes til fri tekst.  
      • Rutiner=== Du kan === Registrere kortkurseleverFinne alle elever på et bestemt kortkursFinne en elev på et bestemt kortkursKopiere elever mellom kursRegistrere elevene i grupper for hvert enkelt kursLage adresselapper / listerRegistrere bilag på eleveneSette inn hjemfylke automatisk på gunnlag av postnummer
        • Ny kortkurselevVelg Kortkurs i menyen, og kurset du vil registrere på.Velg Eleverflippen, og klikk på Ny-knappen til høyre over lista.Skriv inn de første bokstavene i navnet, og trykk enter.Hvis eleven er innlagt i kontaktregistret fra før velger du fra lista. Hvis ikke velger du Ny - OK, og skriver inn navnet i den ruta som kommer opp. === Du kan også finne en bestemt elev ved å: === Velge Kortkurs i menyenVelge elevens kortkurs. Du får ei liste over alle elevene.Klikk i lista eller trykk F10 for å se detaljer om valgt elev.
        • Kopiere elever=== Du kopierer elever mellom kurs ved å: === Velge Kortkurs i menyen Høyreklikk i lista Velg Kopiere elever mellom kurs
        • Overføre til gruppe=== Du overfører elevene til grupper ved å: === Velge Kortkurs i menyenVelge kurset eleven som skal overføres går påVelg Elever-flippenMarker eleven, kobbeltklikk eller F10Velg Grupper-flippenVelg gruppe ved å ta pil ned i feltet 
        • Registrere bilag=== Du kan registrere bilag på alle eller enkelte av elevene ved å: === Velg Kortkurs i menyenVelg kursetVelg Elever-flippenHøyreklikk i listaVelg Lage bilag på alleFjern haken på de det ikke skal lages bilag på  
        • Automatisk hjemfylke=== Du kan registrere hjemfylke automatisk på grunnlag av postnummer ved å: === Velge Kortkurs i menyenVelge kursetVelge Elever-flippenHøyreklikk i listaVelg Sett inn hjemfylke på grunnlag av postnummer 
    • Rapporter=== Under Velg rapport-knappen på knapperaden finner du følgende kortkursrapporter: === Kategori kursKortkurs med eleverOversikt kortkursKortkurs med elever, intern === Kategori off. statistikk === Kortkurs til SSB  
  • Fag og linjerLegge inn fag=== Skolen bestemmer selv hvilke type fag som er tilgjengelige. === Det vanlige er:  Linjefag (også kalt linjer)Obligatoriske fagValgfag Skolen setter opp så mange fag de ønsker for et kurs. Minimum bør linjefagene legges inn.
    • FagtyperLegge inn fag,linjer,Linjefag,Obligatoriske fag,Valgfag=== Fagtypene settes opp under Oppsett. === Linjefag (også kalt linjer)Obligatoriske fag Valgfag === Fagtyper === Valgene her bør ikke endres. Her bør en bare legge til poster, slik at tidligere års fag ikke berøres.  
    • Fagskjemalegge inn fagI fagskjemaet registreres alle opplysninger om faget, hvem som er lærer og hvilket rom undervisningen fortrinnsvis finner sted i. Merknadsfeltet kan brukes til fri tekst. Elev-flippen viser elevene på faget. Her kan du legge inn ny elev på valgt fag. Ved å høyreklikke i lista kan du fjerne alle fra faget, og lage bilag til alle. Aktiviteter-flippen viser aktiviteter på faget.
    • FagvelgerLegge inn fagViser liste over alle registrerte fag. Velg skoleår i feltet over lista. Når du markerer et fag i lista får du opp detaljskjema.
    • Overføre fagfag, nytt, skoleår,kopiere,opprette nytt skoleår,nytt skoleår,legge inn fag=== Du kan kopiere over årets fag til neste år. === Nye fag lages ved å høyreklikke i fagvelgeren, og velge Nytt fag. Husk riktig skoleår. Man kan også kopiere fag mellom skoleår. Dette kan være tidsbesparende i forhold til å legge inn alle fagene på nytt. Ta opp fagvelgeren, høyreklikk, velg Kopiere fag mellom år. Velg Fra-år, til-år, kryss av hvilke fag som skal kopieres.  
    • Sette opp fagfagtilbud,opprette nytt skoleår,nytt skoleår,legge inn fag=== Skolen kan legge inn fagtilbudet de har i skoleåret. === Du legger inn nytt fag ved å høyreklikke i lista etter at du har valgt Fag på menyen. === Fagtyper === Skolen kan definere sine egne fagtyper. Det normale er: linjefag (fag det tas opp elever til)fellesfag eller obligatoriske fag valgfag
    • Legge fag på eleverlegge inn fag=== Noen argumenter for å legge inn fag er: === Føre fravær på fagFå med fag på vitnemålet === Legge inn fag på en elev === Velg Fag i menyen, marker faget og velg Elever-flippen. Trykk på Ny-knappen over lista. Skriv inn litt av elev-navnet, så blir resten utfylt automatisk.  === Legge inn fag på flere elever === Velg Fag i menyen, høyreklikk i faglista og velg Plassere elever å fag.  
    • Prosedyreoversikt - fag=== Fagtyper === Skolene kan bruke sine egne betegnelser på fagtyper, men man må angi hvilken type fagtype det er snakk om (linje/valgfag/fellesfag, som brukes i forbindelse med SSB-rapporteringen om høsten).  Hvis man skal benytte Navi til å skrive ut vitnemål må man også ordne sortering av fagtyper i fagtype-tabellen. Verdi 0 betyr at fagtypen ikke blir med i vitnemålsutskrift, mens laveste verdi kommer først i utskriften. === Legg inn fagene === Gjøres under menyvalget Fag. Ny velger dukker opp. Høyreklikk i velgeren (listen over fag), velg Ny eller slett. HUSK AT MAN KAN KOPIERE FAG MELLOM SKOLEÅR, slik at du slipper å legge inn de samme fagene hvert år manuelt. Bare høyreklikk i listen over fag og velg Kopier fag mellom år. Du kan redigere på allerede eksisterende fag ved å klikke på det. En kort forklaring på hva som kan/bør registreres: === Angi fagtype på faget === Kode/nr på faget settes frivillig. Man kan for eksempel skrive et tall først som angir hvilken fagtype det er (fint for sortering), samt en fagkode som er enkel å kjenne igjen. Eksempel: 1FL kan være friluftlivslinje (1 kan være linjefag mens FL er friluftliv forkortet). Men dette er helt opp til skolen å bestemme. Lærer tas ut fra en liste med registrerte personale (hvis man vil registrere lærer må man altså registrere lærerne som personale. Gjøres under Personale-knappen). Rom tas ut fra en liste med registrerte undervisningsrom. Rom registreres eventuelt under Oppsett - Rom. '''Hovedemne/Underemne:''' Viktig å fylle ut i forbindelse med statistikk til SSB. '''Start/slutt-dato:''' fagets virkelige start/sluttdato. Registreres for egen oversikt (frivillig) '''Timer per uke:''' benyttes i eventuell vitnemålutskrift. '''Årstimer:''' Viktig i forbindelse med statistikk til SSB: timer per uke beregnes ut fra dette tallet. Se nedenfor for nærmere forklaring. '''Kapasitet:''' Hvor mange elever som kan ta dette faget. Må i hvert fall fylles ut for linjefagene for å få rapporten til informasjonskontorene til å stemme (antall ledige plasser..) '''Elever:''' hvor mange elever som er lagt inn på faget. Beregnes automatisk, må ikke fylles ut selv. '''Opptak:''' Må være avkrysset på alle linjefag, og blank på alle andre fag. '''Fraværsføring:''' Må krysses av hvis du vil at faget skal kunne føres fravær på. Hvis ikke kommer det ikke opp i faglisten under fraværsregistreringen. '''På vitnemål:''' Må krysses av hvis faget skal kunne skrives ut på en vitnemålsutskrift. ==== Legg elevene inn i fagene ==== Det står i filspesifikasjonen fra SSB (fil nr 3) at elevene skal rapporteres med hvilke fag de har hatt, sammen med en angivelse av antall uketimer på faget. Dermed må man registrere fag på elevene som ble ferdig til våren.  === Flere måter å gjøre dette på:  === Legge alle elever i et utvalg inn i et fag (for eksempel alle elever gis fellesfagene, og alle elevene i en linje gis et bestemt linjefag. Høyreklikk i fagvelgeren). Og det er vel greit å vite at programmet tar hensyn til at eleven allerede er lagt inn på faget, slik at elever ikke blir lagt inn dobbelt. Bruke elevflippen på faget. Brukes dersom man på forhånd har liste over de elevene som har et bestemt fag. Fagflippen på eleven. Brukes når man har lister på hvilke fag hver enkelt elev har.  Flere grunner til å legge elevene inn på fag: Statistikken til SSB krever det, så hvis man vil bruke Navi til å lage SSB-fil nr 3 må man legge elevene inn på fag. Gjør det mulig med utskrift av vitnemål fra Navi Enkelt å lage lister over elever på fag ==== Fraværsføring ==== Med detaljert fraværsføring fordelt på fag kan man få oversikt over hvilke fag elevene har mest fravær i. ==== Rapportering av elever til SSB: ==== I beregningen av timer per uke på elevene i rapporten til SSB er det lagt til grunn følgende beregning: Sum (Årstimer på fag / 33 uker) Hvis en elev har 2 fag på 500 årstimer hver vil uketimetallet bli (500/33) + (500/33) = 30 timer/uke. === Unntak === For de fleste elever er en slik tilnærming OK. Unntakene må tas hver for seg: Halvårselever går bare 16,5 uker. Dette tas hensyn til under beregningen. Hvis det kjøres spesifikke halvårskurs for høstelever og vårelever, må det opprettes egne hovedkurs for disse elevene. For halvårselever som følger samme undervisning og opplegg som helårselevene men slutter til jul eller starter etter jul, er det mest fornuftig å angi sen startdato eller avbrutt med dato på de det gjelder. På disse elevene må det angis hvor mange uker elevene har hatt undervisning (se eget punkt nedenfor). For elever som har bare deler av et fag (for eksempel slutter til jul eller bytter fag i løpet av året) må man angi hvor stor del av faget i % som eleven har. Egen kolonne for dette i Fag-flippen på elev-bildet (Andel). Elever som avbryter eller starter seint må korrigeres for dette. Man angir hvor mange uker eleven har hatt undervisning i elev-bildet (Kurs/linje-flippen, feltet Uker undervist). Må også korrigeres for hvor stor del av faget de fysisk har vært med på. Det skal ikke tas hensyn til fravær i denne beregningen!
  • SøknaderSøknader, søknad,registrere søkere,portal.like,kontakter,statusI Navi finnes det en automatisert import av søknader fra [http://www.folkehogskole.no www.folkehogskole.no] . Navi kobler seg opp mot portalen med skolens eget brukernavn og passord, og laster deretter ned alle søknader som er registrert etter angitt dato. Navi vil forsøke å importere all informasjon fra søknaden, og koble dette til felt i Navi. All informasjon som ikke kan kobles mot Navi blir lagt i merknadsfeltet på søknaden. Det er også mulig å importere søknader fra xml-fil. Filen må ha samme format som det vi får fra folkehøgskoleportalen. Funksjonen ligger som egen knapp i samme skjermbilde som benyttes ved import fra folkehogskole.no. Vi har også lagt til noen kontroller på enkelte felt i Navi slik at disse rødmarkeres hvis det blir funnet feil mellom importen og data i Navi. Skolene må gå gjennom disse søknadene etter import og korrigere eventuelle feil.  Søknader vil bli knyttet til et hovedkurs.Søknaden knyttes videre til en kontakt i kontaktregistreret og til et bestemt kurs.Søknaden vil bli knyttet til en eller flere linjefag med prioritet. (Linje må settes opp i systemet) === Status på søknad i portalen === Søknadene i portalen blir kategorisert som "Ny", "Lest" eller "Ikke sendt". Navi importerer nå søknadene som er ny eller lest, men lar de som ikke er sendt være igjen. Dvs at skolen selv må behandle disse manuelt. === Sjekk på like kontakter === Enkelte søkere kan ligge inne i Navi som kontakter fra før. De kan f.eks. ha søkt tidligere år eller vært med på kortkurs. Kanskje søker de som 2.årselever. Vi har lagt inn en sjekk på om fødselsnummeret finnes fra før. I så fall velges denne kontakten, og kontaktinformasjonen blir oppdatert med info fra søknaden.
    • SkjemaSøknader, søknad,registrere søkere=== Skjemaet viser detaljer om søknaden på en bestemt elev. === Her kan du endre status på søknaden etter hvert som den endres, men det enkleste er å endre status i Oversiktlista. Du kan også legge inn og endre andre opplysninger. Skjemaet har felt for eleven, skoleår, kurs og årstall øverst. === Flipper for === Generelt - behandlingsstatus, linje og merknadsfelt.Diverse - personlige opplysninger.Statistikk - geografisk tilhørighet, funksjonshemming, militærtjeneste, dobbelttellende, språklig minoritet og oppholdstillatelse.  
    • OversiktOverføre søkere til hovedkurs,elevstatus=== Oversikten viser en tabell med alle skolens søkere med status for søknaden. === Velg skoleår, status, kurs og linje i feltene over tabellen.Hvis du vil se detaljer om en bestemt søknad klikker du på søkeren i lista, eller markerer søkeren og trykker F10. Du går tilbake igjen med Esc .  === Nye søknader === Du registerer nye søknader under Registrere-flippen, der du velger Ny-knappen. Søknadene samles i ei liste etter hvert som du registrerer og lagrer. Når du er ferdig med registreringen klikker du Ferdig-knappen over lista for å overføre alle søknadene til søkerlista.  === Redigere i tabellen === Ved hjelp avTabellverktøy-knappen på knapperaden kan du redigere mens du står i tabellen. I enkelte felt får du da opp valglister. === Diverse valg === Når du høyreklikker i lista får du anledning til åOverføre søkere til hovedkursSlette søknadLage adresselapper / listerEksportere til Excel  
    • Sette opp søknadSøknader, søknadFor at registreringen av søknader skal bli så rask som mulig, er det mulig å sette opp rekkefølgen på feltene i søknaden lik med papiret. Dette gjør du under Oppsett på menyen.  === Nummerering === Du bestemmer hvilket nummer søknadene du skal registrere skal starte med ved å velge Oppsett på menyen. Velg deretter Nummerserie. Sett inn det nummeret du vil starte med i Neste-kolonnen på Søknad-raden. For å få tilgang til å endre nummer må du først velge Rediger på Verktøy for tabell-knappen på knapperaden. === Sette opp import av søknader === På flippen folkehogskole.no legger du inn skolens brukernavn og passord til [http://www.folkehogskole.no www.folkehogskole.no], samt sti til vedleggsmappe.
    • Registrere søknadSøknader, søknad,elevstatus,registrere søkereI Navi finnes det en automatisert import av søknader fra folkehogskole.no til Navi. Navi kobler seg opp mot portalen med skolens eget brukernavn og passord, og laster deretter ned alle søknader som er registrert etter angitt dato. Navi vil forsøke å importere all informasjon fra søknaden, og koble dette til felt i Navi. Se info om dette under import av søknader. === Manuell registrering av søknader: === Velg Søknad i menyenVelg Registrere-flippenKlikk Ny-knappen i høyre skjermbilde, og skriv inn opplysninger i skjemaet.Når du er ferdig med å registrere en søker lagrer du med samme knapp, som nå har endret status til Lagre. Lista til venstre oppdateres etter hvert som du lagrer søknader. Søknadene som du registrerer vil stå på denne lista inntil du klikker Ferdig-knappen over lista. Først da vil de tas med i lista over søknader i oversikten. Grunnen til dette er at det kan være aktuelt å registrere søknadene i bunker.  === Navn på søker: === Ved registrering av ny søknad, vil Navi sjekke om søkeren er registrert som kontakt tidligere. Du får da opp en liste over kontakter med tilsvarende navn. Dersom navnet finnes, så velg dette fra listen. Hvis ikke så velg Ny (hvis det er flere så velg den øverste). Trykk enter eller klikk OK med mus. Dersom du valgte Ny så blir du spurt om navnet på nytt. Korriger dette og trykk enter eller OK. === Registrering av postadresse: === Skriv postnr eller poststed. Du kan også skrive deler av postnr for å søke etter de første tallene i en liste, eller deler av poststedet for å søke etter stedet.
    • Status på søknadenSøknader, søknad,elevstatus,portal=== Etterhvert som søknaden behandles endres status på søknaden. === Ikke behandletKvittert mottakOpptatt, ikke informertTilbud uteTilbud frafaltTar plassenOpptatt elevPlass frafaltIkke møttAvslått, ikke informertAvslag sendtPå venteliste === Endre status på en søknad === Velg Søknad, klikk Tabellverktøy-knappen på knapperaden og endre status i lista på den søknaden som skal endres. Du kan også foreta endringen når du står i detaljskjemaet på eleven. Du får opp dette skjemaet ved å dobbeltklikke eller trykke F10 etter at du har markert eleven i oversiktslista.   === Status på søknad i portalen (gjelder import av søknad) === Søknadene i portalen blir kategorisert som "Ny", "Lest" eller "Ikke sendt". Navi importerer nå søknadene som er ny eller lest, men lar de som ikke er sendt være igjen. Dvs at skolen selv må behandle disse manuelt.  
    • Se på søknadSøknader, søknadÅpne Søknad i menyen. Du velger hvilke søknader som skal vises i lista ved å velge skoleår, status, kurs og linje i feltene på toppen. Dobbelklikk på en søknad (eller trykk F10) for å gå til detaljer om søknaden.
    • Kapasitet pr. linjeSøknader, søknadFlippen Pr. linje viser opptatte og ledige plasser pr. linje.
    • Import av søknaderregistrere søkere,registrere,importere, søknadsimport, like,kontakter,portal,www.folkehogskole.noI Navi finnes det en automatisert import av søknader fra folkehogskole.no Navi kobler seg opp mot portalen med skolens eget brukernavn og passord, og laster deretter ned alle søknader som er registrert etter angitt dato. Navi vil forsøke å importere all informasjon fra søknaden, og koble dette til felt i Navi. All informasjon som ikke kan kobles mot Navi blir lagt i merknadsfeltet på søknaden. Vi har også lagt til noen kontroller på enkelte felt i Navi slik at disse rødmarkeres hvis det blir funnet feil mellom importen og data i Navi. Skolene må gå gjennom disse søknadene etter import og korrigere eventuelle feil. === Status på søknad i portalen === Søknadene i portalen blir kategorisert som "Ny", "Lest" eller "Ikke sendt". Navi importerer nå søknadene som er ny eller lest, men lar de som ikke er sendt være igjen. Dvs at skolen selv må behandle disse manuelt. === Sjekk på like kontakter === Enkelte søkere kan ligge inne i Navi som kontakter fra før. De kan f.eks. ha søkt tidligere år eller vært med på kortkurs. Kanskje søker de som 2.årselever. Vi har lagt inn en sjekk på om fødselsnummeret finnes fra før. I så fall velges denne kontakten, og kontaktinformasjonen blir oppdatert med info fra søknaden. === Det er lagt til tre nye knapper under registreringsskjermbildet for søknader i Navi. === ''' '''''''''Importer:''' Åpner eget skjermbilde for å importere søknader fra folkehogskole.no (eget skjermbildet).'''''''''Vis opprinnelig:''' Viser original søknadsskjema'''''''''Bytt skoleår:''' Gir muligheten til å flytte en søknad fra et skoleår til et annet. Gir brukeren mulighet til å velge kurs og linjer på skoleåret som man vil flytte til (eget skjermbildet). ''''''Viser opprinnelig søknad fra folkehogskolen.no i en egen panel nederst i panelet i tillegg til at koblede felt (felt som finnes både i Navi og folkehogskole.no) vises ved siden av hverandre. Knappen kan slås av og på. ''''''''' ''' ''''''Brukeren kan endre dato for importen (alle søknader fra og med denne datoen blir importert). Skjermbildet viser også sist dato for import.''' ''' ''''''Det er sjekk for dublikater så samme søknad blir ikke importert flere ganger.''' ''' '''''' ''' ''' '''''' ''' ''' ''''''Vis opprinnelig er trykt inn. Viser opprinnelig søknad nederst, og felt på høyre som inneholder felt fra opprinnelig søknad. Denne er dynamisk og endrer seg etter hvordan skolen har satt opp søknaden.''' ''' ''''''Felt som har avvik (blank i navi og data i opprinnelig søknad) blir rødmarkert, og søknader som inneholder feil blir rødmarkert i velgeren. Utskriftsknapp vises øverst på opprinnelig søknad.''' ''' '''''' ''' ''' ''''''''' ''' '''''' ''' ''''''
    • Søkere til neste skoleårregistrere søkere,søknad,flytt=== Registrere søkere til neste skoleår === Før du kan registrere nye søkere må du lage nytt skoleår. Gå inn på Oppsett, velg Administrere år, og lag nytt skoleår.Du må også opprette nytt hovedkurs for det nye skoleåret, samt lage fag for å kunne registrere linjeønsker.Nullstill søknadsnummerering under Oppsett - Nummerserier. === Flytte søkere === Stå i søknads registrerings bilde. Velg skoleår, dette oppdaterer kurs og linjevelgerene. Her kan man velge kurs og linjer som er tilgjengelig på skoleåret man flytter til.  
    • Bytte skoleårSøknader,importStå i søknads registrerings bilde. Velg skoleår, dette oppdaterer kurs og linjevelgerene. Her kan man velge kurs og linjer som er tilgjengelig på skoleåret man flytter til.  
    • Vedlegg til søknadenVedlegg til søknaden vises på søknadskontakten (dobbelklikk i søknader). Her vises også eget vedlegg for utskrift av opprinnelig søknad.  
  • PersonaleHer administrerer du alt som har med skolens personale å gjøre. Alle ansatte registreres under Personale. Her ligger alle relevante opplysninger om den ansatte. Du får også oversikt over de som har sluttet ved skolen. Når du høyreklikker i Personalvelgeren får du anledning til å skrive ut adresseliste og adresselapper.  
    • SkjemaPersonale=== Skjemaet viser alle relevante opplysninger om den ansatte. === Du kan legge inn nye opplysninger og gjøre endringer. Under Generelt-flippen registreres bl.a. navn, tittel, initialer, tilsettelse og fratredelse, permisjonsopplysninger, stillingsgruppe og stillingstype.Under Utdanning/Praksis-flippen registreres utdanning og praksis. Hvis du vil legge inn nytt personale høyreklikker du når du står i lista, eller du klikker Ny-knappen på knapperaden etter at du har valgt personale i menyen. === Flipper === Generelt Utdanning / Praksis
    • VelgerPersonaleViser alle ansatte. Velg i lista for å vise skjema med detaljopplysninger. Over lista kan du hake av hvis du vil vise tidligere anatte. Klikk i lista for å se detaljer.  
    • OversiktPersonaleViser samleliste over alle ansatte med generelle opplysninger. Klikk i lista, eller trykk F10 for å vise detaljer om hver enkelt ansatt.  
    • RutinerPersonale=== Du kan: === Registrere og slette ansatte.Vise alle ansatte. Du velger om tidligere tilsatte skal med i lista.Oppdatere utdanning og praksis.Skrive ut adresselisteSkrive ut adresselapper === Legge inn ny ansatt === Høyreklikk i lista og velg Ny, eller klikk på Ny-knappen på knapperadenSkriv inn de første bokstavene i navnet, og trykk enter. Du får da opp navnet dersom det er innlagt i kontaktregisteret fra før. Hvis det ikke er det velger du Ny, og skriver inn navnet. Både kontakt og personale blir oppdatert.Fyll inn flipp i skjema for Generelt, og for Utdanning/Praksis. Du legger inn ny utdanning/praksis ved hjelp av Ny-knappen over lista. === Slå opp ansatt === Klikk Personale i menyen. Du får opp liste med alle ansatte.Marker den ansatte i lista for å se detaljer.Hvis du vil se på en tidligere ansatt haker du av for det over lista.
  • Fraværregistrere fravær,fraværprosent,gyldig,ugyldig,fravær pr. time pr. fag,fravær på vitnemål=== Avgrensninger === === Følgende er med: === Om eleven kan få godkjent vitnemål (i henhold til 10%-regelen)Mulighet for å se fravær pr. time pr. fagMulig å se totalt fravær for en bestemt periodeAntall dager og timer som skal på vitnemålet === Følgende er ikke med: === Regler som går på bortvisning/utvisning på grunn av stort ugyldig fraværRegistrering av at elever kommer for sent === Definisjoner === Tre typer fravær i Navi  Ugyldig fravær Dette er timer eleven har vært borte uten at det foreligger noen form for dokumentasjon. Når fraværet føres blir det alltid ugyldig.Gyldig fravær Ugyldig fravær kan endres til gyldig fravær hvis det foreligger dokumentasjon som gjør at skolen vurderer fraværet som gyldig. Dette er ikke det samme som ”godkjent” fravær i henhold til ”15-dagersregelen”.Godkjent fravær I enkelte tilfeller vil fravær godkjennes slik at det ikke teller som fravær. Noen skoler kaller dette "ikke-fravær". Max 15 dager. === Statistikk/rapporter === Egen flipp for statistikk under registreringsskjemaet. Her får man opp liste over alle elever, med fraværsstatistikk for hver enkelt elev === Fraværsprosent, fravær på vitnemål === Fraværsprosenten beregnes på følgende måte: (Sum enkelttimer + (Sum hele dager * 6)) / 1140 * 100. 1140 er standard årstimetall for elever på folkehøgskole. Kommer av 190 dager *   === Jamfør fraværsforskrift. === På vitnemålet summeres antall hele dager og enkelttimer. Man velger selv ved hjelp av flettefelt hva som skal vises.
    • Sette opp fraværtimeoppsett, timeplan,Vekttall,Systemadm,Før man begynner å føre fravær, bør skolen tilpasse programmets timeoppsett i henhold til skolens reelle timeplan. Dette gjøres under Systemadm – Fravær. === Slik fungerer det: === Systemet har mulighet for 10 timer Kode angis av skolen og vil bli brukt på skjermbilder og rapporterVekttall: Her angir skolen hvor mye hver enkelt time skal telle. For eksempel kan morgensamlingen settes til 0,33 timer.Ta med: Her krysser skolen av for de timer som skal med når en ser på timer pr. dag. Hvis skolen ikke er interessert i å se fravær pr. time kan en slå av alle hakene. Da vil en under føring bare kunne angi antall timer i sum. 
    • Føre fraværregistrere fravær,føre fravær=== Fravær kan føres av lærer etter hver time. === Klikk Registrere fravær i menyenVelg fag og elevene på faget kommer opp i lista. Hvis en velger "Ikke spesifisert" kommer alle elever oppEn velger en dato eller en periode (fra/til dato)Klikk evt. knappen "Finn periode" for å få opp en liste over alle datoer/perioder det er ført fravær på. Velg fra lista og datoen/perioden settes inn i toppen. (gjelder bare dersom det hakes av for periodeføring)Når fag og dato/periode er valgt vises alt fravær som er registrert for angitt fag og dato/periode. Angi standard fraværstype (ugyldig, gyldig eller godkjent)En må klikke på kolonnetitlene for å åpne/lukke disse for redigering. Når de er åpne for redigering blir kolonnen markert. En fører ved å klikke i celler der det er fravær. Da vil cellen markeres med en farge ut i fra hvilken fraværstype som er valgt. Det virker kun i kolonner som er åpnet for redigering. En kan slå av markering ved å klikke en gang til. Bruk evt. piltaster og mellomrom for å markere fraværKnappen "Bekreft og lukk timer" lukker alle åpne timer, og man får opp en boks hvor man kan sette sine initialer.Sum kommer automatisk, men kan overstyres. Da vil føring pr. time forsvinne.Fravær føres i hele dager eller enkelttimer. Om det er ført en hel dag vil enkelttimene som føres på samme dato ikke telle med som fravær.Ved periodeføring føres fraværet i sum dager og timer (i riktige kolonner ut i fra fraværstype)Systemet lager summer til høyre og nede automatiskHøyreklikk en kolonne for å legge inn signatur Høyreklikk en fraværsmarkering og evt. endre fraværstype === Administrasjon === Endring av tidligere føringer. Kan gjøres på 2 plasser. Enten via registreringsbildet, ved fylle ut dato for føring. Her kan man ta bort/legge til fravær. Under skjemaet for Hovedkurseleven har du egen flipp for Fravær. Her kan du gjøre forskjellige operasjoner: Fravær i en gitt periode får du opp ved å velge periode ovenfor fraværstabellenI cellene ligger fravær med fagkode og farge: Rød/Grønn/Blå for Ugyldig/gyldig/godkjentHøyreklikk i en celle for å endre fravær mellom ugyldig/gyldig/godkjent, endre fag på timen eller legge til/slette fravær.Legg til/fjern dato/periode ved å klikke på knapp for dette ovenfor oversiktenSett kryss for enkel føring for å gjøre det mulig å føre fravær ved å klikke i timecelle eller dagcelle Før merknad ved å sette markør på riktig dato/periode og skrive merknaden i feltet nederst på skjermen
    • Administrasjonregistreringsskjema,fagkode, farge,Åpne enkelføring,fraværstype,fag,registrere fravær=== Endre på registreringsskjema === Her kan man ta bort/legge til fravær samt endre fraværstype på en enkelt dato. Fravær pr. elev På skjemaet for Hovedkurseleven har du egen flipp for Fravær. Her kan du gjøre forskjellige operasjoner: Velg fra og til dato for å få sum av føringer i denne perioden.I cellene ligger fravær med fagkode og farge: Rød/Grønn/Blå for Ugyldig/gyldig/godkjent Endre fraværstype: Høyreklikk i en celle for å endre mellom ugyldig/gyldig/godkjentEndre fag: Høyreklikk i en celle og velg ønsket fagSlette føring: Høyreklikk og velg Slett For enkel redigering kan man krysse av for Åpne enkelføring. Det betyr at man fører fravær med enkeltklikk i riktig celle. Angi riktig standard fraværstype/fag.Legg til ny linje ved hjelp av Ny dato/periodeknappen 
    • Statistikk og rapporterfraværsstatistikk,vitnemål,registrere fraværEgen flipp for statistikk under registreringsskjemaet. Her får man opp liste over alle elever, med fraværsstatistikk for hver enkelt elev (Jamfør fraværsforskrift).   På vitnemålet summeres antall hele dager og enkelttimer. Man velger selv ved hjelp av flettefelt hva som skal vises. Det er laget flere rapporter for fraværssystemet. Disse får du fram ved å velge kategori Fravær i rapport-velgeren. En forklaring: nr 06/22: fraværsføring nr 33: fraværsoversikt, viser samme oversikten som oversikt-flippen under fraværsregistreringen nr 38: reelt fravær per dato, viser en liste over fraværsføringer per dato. Kan få den spesifisert på fag. Kategori: elevrapporter: nr 41: elever på fag, navneliste: viser elevene på et bestemt fag. Kan velge å ta med rutenett for føring av fravær.
    • Fraværsprosentfravær på vitnemål,enkelttimer,årstimetall=== Fraværsprosent, fravær på vitnemål === Fraværsprosenten beregnes på følgende måte: (Sum enkelttimer + (Sum hele dager * 6)) / 1140 * 100. 1140 er standard årstimetall for elever på folkehøgskole. Kommer av 190 dager *
  • ArkivmodulenArkivmodulen tror vi  vil bli til stor glede i det daglige arbeid med arkivering og loggføring av alle mulige henvendelser, dokumenter etc.  Samtidig introduserer vi oppgavemodulen, som vi mener er uundværlig i arkiv og loggførings sammenheng. På de underliggende sider får du hjelp til arkivmodulen.   === Arkivmodulen omfatter: === Loggføring direkte på kontakt med kobling til sak, arkiv og oppgave Legge inn arkivplan i eget skjermbilde under Oppsett. Import og korrigering av arkivnøkler, legge til nye, slette. Bedriftslogg - alle loggføringer som er gjort på alle personer tilknyttet bedriften. Ny velger: Arkiv, med omfattende søkemuligheter på loggføringsnivå, arkivnivå og saksnivå.  [/wwdok/1505-5.html?Width=800&Height=600 Få en rask gjennomgang her] (videoen består av flere kapitler, velg kapitler i bunnen av presentasjonen) === Fordeler === Oversikt over alle loggføringer med typebetegnelser Sende e- post fra systemet Oversikt over saker, med loggføringer Oversikt over saker koblet til arkiv  
    • Oppsett Arkiv=== Generelt === Her kommer en beskrivelse av hvordan man klargjør Navi for arkivmodulen. === Aktivere modul === Gå på SystemAdm - Moduler for å aktivere aktiveringsmodulen. Skriv din aktiveringskode i feltet Aktiveringskode og klikk Aktiver modul. Legg inn gyldig til dato, hvis adgangen er begrenset. === Legge til menyvalg === Gå på SystemAdm - Menyvalg Finn ditt menyoppsett øverst på skjermen Finn Arkiv i oversikten over tilgjengelige valg (pass på at det står Velger i kommentarfeltet) Dobbelklikk for å sette inn menyvalget i menyen === Legge inn arkivplan === Tekst på innlegging av arkivplan (Oppsett - Arkivplan)   Klikk Importer for å legge inn standard arkivplan for folkehøgskolen. Det er utarbeidet 2 planer: en på nynorsk og en på bokmål. Klikk Ny for å legge inn ny nøkkel Klikk Slett for å slette valgt nøkkel Sett kryss i Inaktiv for å skjule nøkler som ikke brukes. Gjerne bytt tittel på eksisterende nøkler.
    • SakarkivSak er en annen måte å gruppere loggføringer på enn arkiv. Ligner litt på system for saksbehandling. Til en sak kan man knytte loggføringer som ligger på forskjellige steder i arkivet. Et eksempel kan være en byggesak hvor man har behov for informasjon og dokumenter både på byggnivå og økonomi.    
    • Logg på kontaktarkiv,sak,Egen loggflipp på kontakt. Viser alle loggføringer som er knyttet til kontakten. Om man står på en bedrift vil alle loggføringer som er gjort på kontakter knyttet til bedriften vises her.  
    • Arkiv velgerOmfattende søkemuligheter på loggføringsnivå, arkivnivå og saksnivå.Mulighet til å lage nye loggføringer og slette loggføringer (høyreklikk i listene).Opprette og slette saker. Klikk på loggføring for å få frem detaljer.Klikk på arkivnøkkel for å få frem alle loggføringer på valgt nøkkel.Klikk på sak for å se alle loggføringer knyttet til sak.I arkivplanen ser man lett alle saker som er knyttet til hver enkelt arkivnøkkel.    
    • Loggskjemaarkiv=== Detaljer om loggføring. === Mulighet til å lage oppgave av loggføring, angi status og prioritering, og gi oppgaven til andre brukere. Mulighet til å knytte vedlegg til loggføring.Man kan knytte kontakt eller endre kontakt.Knytte loggføring til sak og/eller arkivnøkkel.  
    • OppgavemodulenEn annen innfallsvinkel til loggføring. Ved å si at en loggføring er en oppgave kan man få fram en liste over aktuelle gjøremål. Hver oppgave kan gis prioritering og status, og kan delegeres til andre. Eksempel på oppgave kan være en inngående e-post som krever oppfølging. Kanskje en søknad som skal registreres. Du finner mer info om oppgavemodulen i hjelp til selve oppgavemodulen
    • Beste praksis=== Organisering og arkivering === Skolen må vurdere hvor mye som fremdelse skal lagres i et fysisk arkiv. Det er kanskje klokt å arkivere viktige dokument for skolen og skoledrifta i fysisk arkiv fremdeles, i alle fall i en overgangsperiode.  Dette er et arkivsystem som lagrer dokumenter elektronisk. Dette gjelder både dokument som går ut/kommer inn. E-post må lagres som dokument foreløpig.  En kan skanne dokument inn Dokument kan knyttes til saker eller bare arkiveres, f.eks brev fra FHSR om konsekvenser av Statsbudsjettet.Dokumenta kan få et manuelt valgt nr, eller få automatisk journalnr.Saker/dokument kan søkes Hver  skole må finne en hensiktsmessig organisering av data som er tilpasset administrative rutiner og organisering på skolen. '''Organisering av data '''Dokument/notat som blir arkivert i det elektroniske arkivet, blir knyttet til arkivet som vedlegg til eventuelt en sak. Dette vedlegget må lagres på en trygg plass slik at ingen kan slette det. '''Alternativ måte å gjere det på: ''' Det blir opprettet en arkivmappe på serveren der alle dokumnenter/vedlegg blir lagret.Denne mappa skal ikke være tilgjengelig for alle, men bare for de som har ansvar for arkivet. Den må også være plassert slik at data blir sikra ved rutinemessig backup. '''Arkivering '''Vi tror det vil være en fordel at bare en eller noen få har tilgang til arkivet og dermed ansvar for arkiveringen. Ved å opprette en fellesmappe som er tilgjengelig for alle ansatte, kan alt som skal arkiveres, foreløpig lagres i denne mappe. Arkivansvarlig knytter dokumentet til saken som vedlegg samtidig som dokumentet blir flyttet til Arkivmappe på serveren. '''Hva skal arkiveres '''Dette må vurderes på hver skole, men det er uklokt å legge alt i arkivet. Gjør en grundig vurdering av hvilken dokumentasjon som er viktig å ta vare på av hensyn til forvaltingen. Skolen har også et ansvar for å ta vare på dokument av historisk verdi. '''Elevar (kontakter) '''Dokumentasjon som gjelder elevar, bør legges som loggføring til eleven: som lenke til aktuelle dokument som er lagra i eiga mappa for årskullet eller kopiert inn i loggen (i det kvite feltet nedst på sida i loggen).  Leon Haugsbø 2009
  • OppgavemodulenoppgaveOppgavemoduen er lagt ut i forbindelse med arkivmodulen. Med oppgaver menes loggføringer på kontakt, deltaker, personale, som ikke er haket av som utført. Logger kan vøre alt fra telefon inn/ut, faks,inn/ut, e-post inn/ut. Oppgaver generert av systemet eller oppgaver gitt av andre brukere. Oppgaver og logg er koblet sammen. Alle oppgaver som knyttes til en person/firma etc.vil komme opp i vedkommendes logg. Oppgavemodulen består av velger og skjema Du kan gjøre utvalg i lista for å se alle oppgaver som er utført, de som ikke er utført, og alle oppgaver. Du kan også velge oppgaver innenfor et visst tidsrom.     
    • VelgeroppgaveVelgeren i oppgavemodulen lister opp alle dine oppgaver. Du kan velge å søke etter oppgaver, velge status utført ja/nei. Høyreklikk i velgeren for å opprette ny oppgave
    • Skjemaoppgave=== Oppgaveskjemaet består av valgfelt med liste til venstre og detaljskjema til høyre.  Valgfeltet === Bruker - navn på alle brukerneKategori - Alle - Haster - Lang sikt - PrivatFra datoTil datoUtført - Ja/Nei eller AlleListe - Viser innlagte oppgaver etter hvilket utvalg du har gjortNederst har valgfeltet knapper for å slette og legge inn nye oppgaver. === Detaljskjema === Tittel - Oppgavens innholdFrist - Frist for når oppgaven skal være utførtMerknadsfelt - Detaljerte opplysninger om oppgavenMottaker - Hvem skal oppgaven sendes tilDetaljskjemaet har en Send-knapp for å overføre oppgaven til mottaker.
    • RutinerOppgavemodul,oppgave=== Legge inn ny oppgave === Velg OppgaverHøyreklikk og velg ny oppgaveSkriv inn beskjed i Tittelfeltet. Hvis det ikke er nok plass på linja bruker du det store feltet i tilleggFør på den datoen du vil at du selv eller andre skal få beskjeden opp på skjermenVelg hvem som skal ha beskjeden i lista til venstre. Du kan sende samme beskjed til flere ved å markere flere samtidigKlikk på Send-knappen  === Se på oppgave === Klikk på OppgaverDu får ei liste over innlagte oppgaver til venstre. Her kan du velge om du vil se på de oppgavene som er utført eller ikke, eller alle oppgavene som er lagt innNår du markerer hver enkelt oppgave i lista får du detaljerte opplysninger om oppgaven til høyreNår oppgaven er utført kvitterer du den ut i Utført-ruta. === Slett oppgave  === Klikk på OppgaverMarker oppgaven du vil slette i listaHøyreklikk og velg slett 
  • Regnskapelevregnskap,konti,konto,elevkontoDet er mulig å føre billag på alle kontakter i Navi - ikke bare begrenset til hovedkurselever. Hensikten med regnskapet er å holde oversikt over utgifter og innbetalinger på de forskjellige kontaktene. Dette kan være utgifter i forbindelse med turer, kursmateriell, romleie osv. === Føre elevregnskap === === Oversikt over konti === Når en går inn fra sidemenyen på Konto kommer bilde over alle konti med saldo opp. Her er det mulig å gjøre diverse utvalg for å få fram ønskede konti. Som ellers i programmet kan en sortere fritt på kolonnene (eks. minste saldo øverst). På bilags-flippen kan en søke/se etter bestemte bilag. === Detaljer på konti === Når en dobbelklikker på en konto får en opp bilagene på den aktuelle kontoen. Kontoen er knyttet til en kontakt, og det samme bilde vil komme opp når en søker kontakten og klikker Saldoen i Relatert-lista. I dette bilde legger en inn bilag. Nr kommer automatisk, Tekst kan hentes fra en vareliste. Inn betyr innbetalinger fra kontakten, mens ut er uttak av kontoen. === Føre samme bilag på flere === Det blir mulig å lage et bilag som så føres på alle eller et utvalg av elever (en linje, ett fag o.l.). Kan velge om bilagsnummer skal være det samme eller øke normalt. === Fakturering === Det arbeides med opplegget for fakturering: Mulig å fakturere alle som skylderMulig å fakturere alle innefor gitt utvalg Fakturaene blir lagret på kontoen (kontakten) og det vil bli mulighet for å purre. Når fakturaen blir betalt blir dette registrert som et inngående billag. Planen er at konto/fakturasystemet skal kunne brukes på alle typer innkreving (hovedkurselever, kortkurselever, bebeoere osv.
    • VarerRegnskap,elevregnskapDu kan lage standard varer/utgifter i et eget vareregister under Oppsett. Gå inn på Oppsett - Varer. Klikk Ny for ny vare. Legg inn kode, varetekst, pris og hovedbok konto.  
    • Registrere bilagRegnskap,elevregnskap'''Flere nivåer for registrering ''' === På kontakt === Ta fram kontaktvelgeren, velg hensiktsmessig utvalg, høyreklikk på kontakt, velg Bilagsregistrering – kontakt. Et kontaktkonto-skjema vises i høyre ramme. Klikk Ny for nytt bilag. Skriv nr, dato, tekst, beløp og eventuelt kontonr. I tekst-kolonnen kan du slå opp i vareregister ved å trykke Ctrl + Enter. Merknader på hvert enkelt bilag kan skrives i feltet Merknader nederst på skjermbildet.  === Gruppevis === Ta for eksempel fram et utvalg i kontaktvelgeren, høyreklikk i listen over navn, velg Bilagsregistrering – gruppe. Du får opp en dialogboks hvor du kan legge til et bestemt bilag på alle i utvalget. Det kan lukes bort de som ikke skal ha bilaget, og i tillegg kan det skrives forskjellig beløp på hver enkelt kontakt. === Bunke === Gå inn på Konto, velg flippen Registrering, velg riktig skoleår. Klikk Ny for nytt bilag. Når du står i tabellen kan du trykke piltast ned for å legge til bilag. I navnfeltet kan du skrive litt av navnet, så vil resten dukke opp av seg selv. Kopieringsfunksjon under bilagsregistrering: hold inn Ctrl og trykk + så kopieres verdiene fra forrige bilag.  
    • OversiktRegnskap,bilag,konto,elevregnskap,elevkontoKlikk Konto for å få en oversikt over kontakter med saldo eller få oversikt over alle bilag. Det kan gjøres utvalg i disse oversiktsbildene, for eksempel liste opp alle kontakter med saldo større enn et gitt beløp. === Kontoer-flippen === viser saldo på alle kontakter som har positiv eller negativ saldo. === Bilag-flippen === viser alle bilag som er registrert i Navi. Når du klikker på Handling-knappen kan du slette valgt bilag. F10 eller dobbeltklikk viser selve bilaget. Når du står inne på bilaget gir Handling-knappen adgang til å lage nytt / slette bilag, og hoppe til vareregistret. === Registrere-flippen === brukes til å registrere bilag til enkelt-elever (gjelder kun elever).  
    • RapporterRegnskap=== Tre rapporter er laget: === Nr 23, bilag på konto, skriver ut kontoutskrift over kontakter i en gitt periode. Kan også ta utvalg på kontonr. Nr 24, bevegelser på kontoer, lister opp hovedbokskontoer med bevegelser i en gitt periode.  Nr 36, saldooversikt, viser en oversikt over saldostatus på kontaktene. Kan ta utvalg på periode og konto, for eksempel for å vise hvem som har brukt hvor mye på en bestemt konto i en bestemt periode.
  • Rapporter og utskriftelevrapporterAlle skoler har forskjellige behov for utskrift av data. Vi prøver å dekke de fleste behov. Dersom du føler at noe mangler/ noe kan gjøres enklere, så gi oss gjerne tilbakemelding på det. Rapportvelgeren viser alle rapporter i valgt kategori. Gjør utvalg og klikk Forhåndsvisning eller utskrift. Når det gjelder utskrift av brev eller giro så må du velge dokumentmal og innholdsmal. Innholdsmalen kan du lage under Oppsett - Innholdsmal, og består av innholdet i brevet. Dokumentmaler tilpasses under Systemadministrasjon - Dokumentmal, og bestemmer formen av utskriften (f.eks. om dokumentet skal skrives ut som fax, brev eller notat). === Se også: === Oppsett - InnholdsmalSystemadministrasjon - Dokumentmal === Offentlig statistikk === Du kan lage filer og utskrifter til SSB, IKF og IF. === Adresselapper og adresselister til kontakter, ansatte og søkere === Du kan lage adresselapper og få ut lister over kontakter og søkere. Hvordan du gjør dette er beskrevet under punktene Adresselapper og Adresselister. === Forhåndsvisning === I forhåndsvisninga kan du velge om du vil skrive ut, se hele siden, sidebredde eller 100 %. Du kan gå til første, siste, neste og forrige side.  
    • Utskrift og forhåndsvisningrapport,utskriftKlikk på Velg rapport-knappen på knapperaden. Du får da mulighet til å velge hva slags rapport-kategori du vil ha.Marker rapporten i lista.Velg forhåndsvisning eller utskrift under lista 
    • RapportoversiktRapport,kategori,rapport,Elevrapporter,Offentlig statistikk,Regnskap,Søknad=== Oversikt over de forskjellige rapporter i Navi ===   === Kontakter === 09 Kontakter per gruppe === Kurs === 01 Kortkurs med elever11 Oversikt kortkurs12 Kortkurs med elever, intern30 Skjema for gjennomført kortkurs31 Elevliste, vedlegg til rapp. 30 (FHSK-R1H) === Søknad === 02 Søknadsoversikt08 Søknadsoversikt, basert på linje tilbud. Mulighet til å velge hvilke søknadsstatuser man vil ha med.10 Søknader per linje (søkerstatistikk)14 Alle søkere, med større mulighet for utvalg18 Alle søkere, liggende (bedre plass til info) === Elevrapporter === 15 Elever på fag19 Elever på linje20 Rom oversikt21 Elever kartotekkort28 Elever på hovedkurs. En grei kontroll av elevdata før rapportering til SSB.29 Skjema for gjennomført hovedkurs (FHSK-R1H)32 Elevliste til rapport 29 (FHSK-R1H)34 Fag på elever (en oversikt)37 Elever, oversikt (for sentralbordfunksjonen)39 Elever, adresseliste (egen adresseliste for elever). Mulighet for å velge hvilke(t) telefonnr som skal vises på rapporten (hjemmetelefon, mobil, ingen). Gjøres under Oppsett - Rapporter.40 Elever, navneliste. Enkel rapport: nr/navn på elever, med plass for å notere på ved siden av41 Elever på fag, navneliste, med rutenett! Velg selv hvor mange kolonner med ruter du vil ta med i rapporten. Anbefales som en kladderapport til fraværsføring på fag-nivå. === Fravær === 06 Fraværsføring, HK elever, gruppert på linje. Liste over elever med ruter for føring av fravær.13 Fraværsføring, kortkurs. Liste over kursdeltakere med ruter for føring av fravær.22 Fraværsføring, HK elever, samme som nr 06 men ikke gruppert på linje.33 Fraværsoversikt. Statistikk, oversikt over fravær på et gitt årskull38 Reelt fravær per dato. Viser hvilke føringer som er gjort på hvilke elever per dato. === Offentlig statistikk === 03 Emnekoder. En liste over SSB's emnekoder på fag.04 Kortkurs til SSB (fil nr 4 og 5). Lager filer over kortkurs-elever, som skal inn til SSB i mars.07 Søknadsstatus IF/IKF. Månedlig rapportering av søknadsstatistikk til informasjonskontorene.25 Søkere til SSB (fil nr 1). Fil over årets søkere, skal inn til SSB på høsten.26 Årets elever til SSB (fil nr 2). Fil over årets elever, skal inn til SSB på høsten.27 Sluttrapport til SSB (fil nr 3). Fil over fjorårets elever, skal inn til SSB på høsten. === Regnskap === 23 Regnskap, bilag på kontakt24 Regnskap, bevegelser på kontoer36 Regnskap, saldooversikt
    • Adresselapperetiketter=== Adresselapper til kontakter === Velg Kontakt i menyenGjør utvalgHøyreklikk i lista === Adresselapper til hovedkurselever === Velg Hovedkurs i menyenVelg kursetHøyreklikk i lista === Adresselapper til kortkurselever === Velg Kortkurs i menyenVelg kursetVelg Elever-flippenHøyreklikk i lista === Adresselapper til ansatte === Velg Personale i menyenHøyreklikk i lista  === Adresselapper til søkere === Velg Søknad i menyenHøyreklikk i søkerlista Du bestemmer selv høyde/bredde/mengde/avstand osv. slik at utskriften stemmer overens med de etikettene du har. Gå på Oppsett - Etiketter.  
      • Definere og skrive ut adresselapperetiketter=== Her lærer du hvordan du definerer og skriver ut adresselapper fra Navi. === === Generelt === Fra og med versjon 1.3 kan du i Navi definere og skrive ut adresselapper. Her forklarer vi hvordan dette fungerer. === Adresse til utenlandske elever === I Navi ligger det mulighet for å registrere bostedland og statsborgerskap. Begge disse kreves av SSB i forbindelse med statistikk (for norske elever kan disse feltene stå blanke). Det er ikke alltid at bostedlandet skal benyttes i adressen. Det kan f.eks. være at adressen er til en norsk kontaktperson, eller at eleven er på et midlertidig opphold i Norge. Vår anbefaling er derfor at utenlandske adresser i sin helhet skrives i adressefeltet. Da kan en også evt. skrive landet på det språket en ønsker (eks. France). Skrive ut adresselapper Det er flere steder i systemet du kan be om adresselapper. Fra kontaktvelgeren: Velg utvalg fra knappen øverst i kontaktvelgerenLegg inn kriterierHøyreklikk i lista der dataene kommer opp og velg "Adresselapper". Da får på skjermen se hvordan utskriften vil bli. Øverst til høyre ser du hvor mange lapper som er med.Du kan evt. med pilknappene over forhåndsvisningen gå til siste side for å se hvor mange ark du må legge inn.Klikk på skriveren over forhåndsvisningen for å skrive ut === Fra søknad oversikt: === Gjør utvalget du ønskerHøyreklikk og velg "Adresselapper" Da får på skjermen se hvordan utskriften vil bli.Klikk på skriveren over forhåndsvisningen === Fra andre steder i systemet: === Vi legger etter hvert inn flere steder du kan ta utskrift. Forsøk å høyreklikke i en liste med navn for å se om det er lagt inn. Definere adresselapper Det finnes rundt 200 formater for adresselapper, og vi bestemte oss for at mest fleksible ville være at skolene selv setter opp hvordan adresselappene ser ut. Slik gjør du: Gå til gruppen for Oppsett (nederst i menyen), velg ikonet for Oppsett og velg Etiketter fra listaFinn fram et ark med adresselapper og en linjalKlikk i de forskjellige feltene og legg inn det målet som angis med rød strek på skissenKryss av for Ramme når du tester, slå det av når du har fått det riktig.I tillegg kan du legge inn skriftstørrelse og evt. fet skrift.Klikk knappen for "Test utskrift" når du vil se resultatet. Utskriften tar med de 50 første kontaktene du har i registeret. Velg utskrift av bare første side.Skriv ut til ark med adresselapper eller blankt ark og se om det passer. === Adresselister === Før en kjører ut adresselapper kan det være aktuelt å skrive ut en liste. Der du velger adresselapper vil det også stå et valg for adresseliste. Denne setter opp adressene i kolonner.
    • Adresselister=== Adresselister over kontakter === Velg Kontakt i menyenGjør utvalgHøyreklikk i lista === Adresselister over hovedkurselever === Velg Hovedkurs i menyenVelg kursetHøyreklikk i lista === Adresselister til kortkurselever === Velg Kortkurs i menyenVelg kursetVelg Elever-flippenHøyreklikk i lista === Adresselister over ansatte === Velg Personale i menyenHøyreklikk i lista  === Adresselister over søkere === Velg Søknad i menyenHøyreklikk i søkerlista
    • Statistikk til SSBstatistikkfil,Lage filer til SSB=== Lag statistikkfil === Klikk på Velg rapport-knappen på knapperaden.Velg kategori Offentlig statistikkVelg rapport og årKlikk forhåndsvisning (knappen mellom diskett og skriver under lista).Klikk på disketten (knappen til venstre for forhåndsvisning). Hvis ikke alle felt som skal være med i rapporten er fylt ut får du ei rute på skjermen med antall feil.Klikk i feillista, og rett opp feilene.Når alle feil er rettet kjører du rapporten på nytt.Fila med den feilfrie rapporten sendes på diskett eller som vedlegg til e-post til SSB.
    • Statistikk til IKFstatistikkfil,informasjonskontor,IF/IKF=== Lag statistikkfil til IKF === Klikk på Velg rapport-knappen på knapperaden.Velg kategori Offentlig statistikkVelg rapportenKlikk forhåndsvisning (knappen mellom diskett og skriver under lista) for å se rapporten.Skriv ut, og send til IKF === Forklaring på hvordan en kommer fram til tallene. === Summert kapasitet på alle linjefag (som er markert for Opptak (se Fag-skjema)) - Totalt bekreftet ------------------------------------------- = Antall plasser ledig (totalt)  Kapasitet på linjen - Alle søkere med Linjetilbud1 med status Opptatt elev eller Tar plassen. ------------------------------------------- = Ledige plasser per linje Det betyr at man må lagre antall elever som kan tas opp på hver linje (kapasitet), ellers vil tallene bli feil. Totalt bekreftet = Sum (alle søkere med status lik Tar plassen eller Opptatt elev) Bekreftet gutter/jenter: samme betingelse som Totalt bekreftet, men skiller mellom gutter/jenter. Hvis sum søkere avviker med gutter + jenter, så betyr det at enkelte søkere er registrert uten angivelse av kjønn.  
    • Rapport til IF/IKFDet har kommet en del henvendelser angående rapporten som skal inn til informasjonskontorene i slutten av hver måned. Vi kommer her med en del avklaringer. === Felles rapport === Informasjonskontorene har gått sammen om en rapport med felles innhold. Rapporten som ble vedtatt ble lagt inn i Navi våren 2002, og det er denne som skal benyttes etter dette. === Hvordan skrive ut === Ta fram Navi, klikk på knappen Velg rapport (som ligger i knapperaden øverst).Finn fram kategorien Offentlig statistikk.Klikk på rapport nr 07: Søknadsstatus IF/IKF. Velg riktig skoleår i valgboksen nedenfor. Klikk på den midterste knappen nederst - forhåndsvisning.Klikk på skriver-knappen for å skrive ut. === Tallene === Her kommer en forklaring av hvor tallene tas fra, gruppert på de forskjellige delene i rapporten. TOTAL Tallene i Total-kolonnen vil være riktig, uansettAldersberegning - En søker regnes som 16 år hvis han er 16 år før 31. desember i det skoleåret han har søkt på (for eksempel en søker som er født 14.desember 1986 vil medregnes som en 16 åring for skoleåret 2002-03)Hvis noen søkere mangler kjønn-registrering vil dette vise feil tall i fordelingen gutter/jenterEn søker regnes som bekreftet hvis han har fått status Opptatt/ikke informert, Tar plassen eller Opptatt elev.Søkere med feil eller manglende fødselsdato vil påvirke aldersfordelingen LAND  Her sorteres søkerne etter hvilket land de kommer fra. Dette er registrert på kontakten. Hvis land står blankt vil søkeren regnes som norsk.Også her vil feil i kjønn/fødselsdato gi utslag i feil fordeling. LINJE Her vises en fordeling per linje.Det skilles mellom de som har SØKT på en linje, og de som har fått TILBUD om en linje.Tallene under Søkere tas fra LinjeValg1-feltetTallene under Bekreftet/tatt opp tas fra LinjeTilbud1-feltetEn bekreftet søker er en søker med en av følgende statuser: Tar plassen, Opptatt/ikke informert eller Opptatt elevKapasitet-kolonnen ta ut fra linjen (se skjemaet for faget).Ledig gjenspeiler Kapasitet – Total bekreftetNB: Flere har gjort en feil i forberedelsene til det nye skoleåret: i stedet for å opprette nye linjer har de flyttet årets linjer over til det nye skoleåret. Dette fører til en del rare feil: o Linjer forsvinner fra årets elever o Tallene i denne rapporten blåses opp kraftig (fjorårets søkere tas med) o Hvis man flytter linjene tilbake til det riktige året vil søkerne miste sine linjer (det vil stå en tall-kode i stedet for linjenavnet) Hvis du har mistanke om at dette har skjedd så ta kontakt med oss. Dette er en tung feil å reparere på egen hånd. FAGKATEGORIER Viser samme tallene som under linje, men gruppert innenfor hvilke fagkategorier som linjene ligger under. Man kan for eksempel ha flere typer friluftslivslinjer. Disse blir gruppert innenfor en kategori: Friluftsliv. Kategoriene tas ut fra emnekoden som er registrert på linjen (under Fag-skjemaet velges hoved- og underemne). Her blir det feil dersom hoved/underemne ikke er valgt på linjene.
    • Statistikk til IFstatistikkfil,informasjonskontor,IF/IKF=== Lag statistikkfil === Klikk på Velg rapport-knappen på knapperaden.Velg kategori Offentlig statistikkVelg rapportenKlikk forhåndsvisning (knappen mellom diskett og skriver under lista) for å se rapporten.Skriv ut, og send til IF  Forklaring på hvordan en kommer fram til tallene. Summert kapasitet på alle linjefag (som er markert for Opptak (se Fag-skjema)) - Totalt bekreftet ------------------------------------------------ = Antall plasser ledig (totalt)  Kapasitet på linjen - Alle søkere med Linjetilbud1 med status Opptatt elev eller Tar plassen ------------------------------------------------ = Ledige plasser per linje Det betyr at man må lagre antall elever som kan tas opp på hver linje (kapasitet), ellers vil tallene bli feil. Kapasitet registreres på fag-skjemaet (hver enkel linje).  Sum norske/nordiske = Sum alle søkere med geografikode lik norsk/nordisk (eller blank) Sum norske/nordiske fordeles på kjønn, og ved manglende kjønnregistrering vil det bli feil. Sum ikke-nordiske = Sum alle søkere med geografikode annet enn norsk/nordisk/blank Sum ikke-nordiske fordeles på kjønn, og ved manglende kjønnregistrering vil det bli feil. Antall søkere totalt skal være riktig. Alle søkerne telles. Sum gutter = Sum nordiske gutter + Sum ikke-nordiske gutter. Sum jenter = Sum nordiske jenter + Sum ikke-nordiske jenter. Alle søkere uten geografikode registrert telles som norske/nordiske, og alle søkerne som mangler kjønn-registrering vil ikke telles med i totalt gutter/jenter.  Bekreftet opptak betyr alle søkere som har status satt til enten Tar plassen eller Opptatt elev. Kjønn-registrering påvirker tallene. Hvis det er skeiv fordeling mellom nordiske og ikke-nordiske, så betyr det at noen av de som skal regnes som ikke-nordiske ikke har registrert geografikode (alle søkerne med blank geografikode regnes som nordiske).
    • Rapport til Statens lånekasselånekasse,lån, 2.års elever, andreårs,personnummer, godkjent, ikke godkjent, filnummerering,nummer=== Generelt === Som nevnt i tidligere infobrev skal skolene sende rapporten direkte til Lånekassen. Skolene får info fra Lånekassen om hvordan dette skal gjøres. Kommer her med litt info som er spesifikt for rapportering ved hjelp av Navi-programmet. === Frist === Lånekassen oppgir 1.oktober som en siste frist for rapporteringen. Men alle bør rapporrtere så tidlig som mulig. Mange elever skal søke om støtte for videre utdanning, og en del vil ikke få støtte før elevens faglige status er oppdatert hos Lånekassen. === Hvordan bruke Navi til å Lage fil til Statens Lånekasse === Gå på Velg rapport, finn rapport nr 45. Velg skoleåret som har gått. Tips: sjekk forhåndsvisning før du lager filen. Klikk diskett-knappen for å lage filen. Eventuelle feil i data blir listet opp, og disse må korrigeres. Om det ikke foreligger feil får man opp en lagre-boks hvor du kan angi hvor du vil legge filen. Siden man ikke lenger skal sende rapporten til WIS på diskett kan man like greit legge filen på harddisken. Navi holder oversikt over hvilke elever som er rapportert i hvilken fil med hvilken status. Til Lånekassen sendes kun endringer i forhold til tidligere rapporter. Dette er i henhold til Lånekassens regelverk. I praksis betyr det at for hvert skoleår sendes det en hovedrapport med alle elever, og om det skjer endringer skal kun endringene sendes inn. Endringer kan være: elev bytter status fra godkjent til ikke godkjent eller motsattelev som ikke har blitt rapportert skal rapportereselev som har blitt rapportert med feil personnummer må korrigeres Elever som ikke er kunde hos Lånekassen trenger ikke å rapporteres, men det har ikke betydning om de blir med. === Feil/mangel i personnummer === Kun elever med gyldig norsk personnummer kan rapporteres. Lånekassen tar ikke i mot fil hvor det mangler personnummer på elever. Derfor vil du få feilmelding med en liste over elever med feil/mangel på personnr, og disse må rettes opp for å komme videre. Enten legg inn gyldig personnr eller angi at eleven ikke skal tas med i filen. === Godkjent/ikke godkjent === Skolen må angi om elevene skal få godkjent eller ikke godkjent. Det er 2 måter å gjøre det på. Enten sett kryss for at eleven har Avbrutt skoleåret, eller sett kryss i feltet Ikke godkjent. === Elever som ikke skal rapporteres === Om en elev ikke skal tas med i rapporten må man krysse av i feltet "Skal ikke tas med" under Hovedkurs - dobbeltklikk elev og du finner feltet under Statistikk flippen. === 2.års elever === For å registre eleven som andreårselev, ta opp hovedkurs, flippen Elever - dobbelklikk på aktuell elev,  sett kryss i feltet 2.årselev. Rapporten til lånekassen vil nå få riktig emnekode. === Filnummerering === Alle filer som sendes til Lånekassen skal ha et filnummer (løpenummer). Dette nummeret brukes til å bestemme rekkefølgen på filene som sendes inn. For eksempel om forrige fil hadde nummer 3 skal neste nummer være 4. Endre filnummer på fil som er laget i Navi: start Navigå inn på Systemadm, Filer til Lånekassenher får du opp en liste over de filer som er laget i Navi. Du får flere valg: endre eksisterende filnummer: marker filen du vil endre, klikk knappen Endre filnummer, angi riktig nummer i boksen som kommer oppendre NESTE filnr: angir hvilket nr som skal brukes i neste fil som lages. Nyttig når Navi har kommer "ut av sporet". Man kan også velge å vise innholdet i en fil på skjermen (og skrive ut om man vil), eller slette fil. Slett fil-funksjonen kan brukes spesielt om man har laget en fil og oppdager en feil før man sender filen til Lånekassen. Husk å oppdatere "neste filnr" før du lager filen på nytt.
    • Vise studiebevisUtskrift,SkolebevisSkolen kan lage egne studiebevis i Navi. Gå til etiketter under oppsett og velg flippen skolebevis. Her setter du opp kanter og innrykk slik at det passer. Du kan se resultatet i rapport 49 Studiebevis.Gå til dokumentmalen og lag en mal for hvordan innholdet skal være i studiebeviset. Du kan lage ditt eget eller benytte vår standardløsning        
    • Skjema for gjennomført hovedkursKurslengde,Aldersoversikt,Kjønnsfordeling,Fylkesoversikt, utlendingsstatus,Geografikode=== Generelt === Nedenfor finner du litt info om hvor Navi henter informasjon fra i rapporten for gjennomførte hovedkurs (nr 29) === Kurslengde === Må være minst 190 dager for at elev skal telles som 1 årselev. Eget felt for dette under Detaljer på hovedkurs. Merk: skolen kan ha opptil 5 planleggingsdager som telles som kursdager. Feltet kursdager er summen av antall kursdager og planleggingsdager (og distriktmøtedager) === Telledato === Elever med sen start må ha startet før 30.09. for å telle med i rapportenAvbrutte elever må ha avbrutt etter 1.10. for å telle med i rapportenTelledatoen for halvårskurs vår er 1.2. === Aldersoversikt === Elever må ha utfylt Fødselsdato for å telle med. Formel for utregning av alder: Kalenderår for skolestart - År i fødselsdato === Kjønnsfordeling === Elever må ha utfylt Kjønn-feltet for at kjønnfordelingen skal bli riktig === Fylkesoversikt === Elever må ha utfylt Hjemfylkekode for å telle med her  === Geografikode === Elever må ha utfylt Geografikode for at denne fordelingen skal bli riktig i rapporten. Om det ikke er utfylt vil eleven bli regnet som norsk.  === Oversikt over utlendingsstatus === Feltet Utregningsstatus må være utfylt for at denne fordelingen skal bli riktig. Om feltet ikke er utfylt vil eleven bli regnet som norsk. Norsk utdanningskode.. Utenlandsk utdanningskode.. Avrunding ved deltidselever: blir ikke avrundet. Viser bare 2 desimaler. Her kommer en oppdatering til neste versjon: skal vise 4 desimaler, og ta hensyn til 4 desimaler ved videre beregninger.
    • Navi Sentralbasesentralbasen,sende fil,datakontroller,rapporter=== Det er mulig på sende en rapport direkte til Navi sentralbase via Navi. ===  Det sendes rapporter til Navi sentralbase flere ganger årlig. Rapportene inneholder skoleinfo, søkerstatus og elev info. Du finner rapporteringskalender på adressen: http://www.wis.no/navisb/ '''Følgende fremgangsmåte:''' Trykk på rapportknappen  i Navi - velg rapport 04 - Navi sentralbase. (Rapporten kan både utskrives eller vises i PDF format).Velg å lagre filen på egen disk ( trykk på lagreknappen  i bunnen av velgeren og husk hvor du lagrer filen). Eventuelle feil må rettes. De blir vist i egen liste når man kjører rapporten.Gå til Navi sentralbase - (adressen er: http://www.wis.no/navisb/)Trykk på Logg inn i venstremenyen og skriv inn brukernavn og passord.Når du kommer inn velger du "levere data" i venstremenyen.Velg browse i skjermbildet og finn filen du lagret på disken og velg overfør.Du vil se resultatet under punktet innsamlinger i venstremenyen. Det kjøres kvalitetskontroller på alle data som skal overføres til sentralbasen.   Slik ser skjermbildet ut i Navi sentralbase etter pålogging (demo bilde):    
      • DatakontrollerNavi sentralbase,sende fil,sentralbasen,rapporterHer kommer en oversikt over hvilke datakontroller som kjøres når man skal lage fil til Sentralbasen     '''Feilmelding''''''Beskrivelse''''''Skjema'''Kurs mangler kurslengdeKurslengde ikke utfylt. Velg blant Helårskurs, Halvårskurs Høst og Halvårskurs VårHovedkurs, flippen detaljerKurs mangler startdato Hovedkurs, flippen detaljerKurs mangler uketimetallGjennomsnittlig uketimetall for elever på hovedkurset.Hovedkurs, flippen detaljerKurs mangler dagerGjelder dager totalt på hovedkurset.Hovedkurs, flippen detaljerKurs mangler/feil sluttdatoDato ikke utfylt eller er tidligere enn kursets startdatoHovedkurs, flippen detaljer   Søker ugyldig navnSjekker om navn er utfylt, dvs ikke blank eller ""KontaktSøker, feil eller manglende fødselsdatoBlank eller utenom 6 og 90 år. Hvis det gjelder en søker hvor det vil være urimelig vanskelig å skaffe riktig dato så sett en fiktiv dato som gjenspeiler vanlig alder på kurset. F.eks. 1.1.1991 i skoleåret 2009-10.KontaktSøker, ugyldig verdi: kjønnBlank eller annet enn "M" eller "K"KontaktSøker, mangler søknadsdato SøknadSøker, mangler tattoppdatoGjelder opptatte elever som mangler dato for opptak (tattoppdato)SøknadSøker, ført tattoppdato men søkeren ikke opptattSøker som har tattoppdato, men har annen status enn Opptatt elev. Typisk søkere som ikke møter opp..SøknadSøker, feil i personnrPersonnummeret blir kontrollregnet i forhold til søkerens/elevens fødselsdato. Her kan både feil fødselsdato og feil personnummer gi feil. Utenlandske personnummer kan ikke registreres. Om det gjelder søker hvor det vil være urimelig vanskelig å skaffe riktig nummer så kan du fjerne personnummeret.Kontakt   Elev, forskjell skoleår, elev/kursSkoleår kan registreres både på elev og hovedkurs. Enkelte ganger kan man gjøre en feil og flytte kurs eller elev til feil skoleår. Dette gir feilmelding her.ElevElev uten tilknyttet søknadI eksporten til sentralbasen hentes en del info fra søknaden. Dermed må alle elever være tilknyttet en søknad. Hvis det mangler så kan man etterregistrere søknaden på riktig skoleår. Husk eventuelt å sette riktig status (dvs Opptatt elev..)ElevDeltidselev, feil timer/ukeMarkert som deltidselev, men uketimetall større eller lik 24 eller uketimetall lik blank eller 0ElevElev, mangler statsborgerskapVed søknadsregistrering blir statsborgerskap satt automatisk hvis man registrerer postnummer. Hvis ikke må denne informasjonen settes manuelt.KontaktHeltidselev, feil timer/ukeHeltidselev med spesifisert færre uketimer enn 24 (men større enn 0). 0 gir eleven samme timetall som hovedkurset.ElevElev, avbrutt uten spesifisert datoDet er satt kryss i feltet Avbrutt uten at det er fastsatt avbruttdato.ElevElev, ugyldig avbruttdatoEventuell avbruttdato skal være innenfor kursets rammer (mellom start- og sluttdato)Elev   Fag mangler årstimerÅrstimer totalt på faget.FagFag ugyldig emnekodeDet må fylles ut både hovedemne og underemne på alle fag.FagFag, linje uten "opptak"Alle linjer som det registrers søkere på skal være avkrysset for "Opptak".Fag  
  • OppsettOppsettBare den som er systemansvarlig ved skolen har tilgang til oppsett. Her kan du tilpasse Navi til din egen skole og dine preferanser.  
    • SkolenOppsett=== Skolen - oppsett === Her settes diverse informasjon om skolen.
      • Godkjenne mobilOppsett,sms=== Oppsett av SMS i Navi === Her finner du info om oppsett av SMS i Navi For å få mulighet for å bruke SMS i Navi må du først registrere skolens SMS-nøkkel. Dette er identifikasjon av all SMS sending knyttet til skolen === Registrere skolen === Velg oppsett i venstremenyen- skolen. Se under feltet SMS - godkjenning av mobil Registre skolekode som du fikk tilsendt av WIS. Registrer skolens mobilnummer, som skal vises som avsender ved å trykke registrer. Det blir nå sendt en kode til din mobil, når du har mottatt koden skriver du den inn i feltet autentiseringskode. Du er nå klar til å sende mobil med skolens mobilnummer som avsender. For å registrere enkeltbrukere for sending av SMS gå til oppsettmappa og velg systemadmin og brukere. Her kan du følge samme prosess som ovenfor på den enkelte bruker. Det må registrese ett mobilnummer enten på skolen eller på en bruker. Egen avsenderkode er ikke ikke mulig foreløpig [/999/150/163-47351.html Se også bruk av SMS i Navi]                                
    • RomOppsett=== Oppsett - Rom === Administrere rom, romgrupper og romtyper. Legg til nye rom, velg romtype, og legg rommene inn i grupper.    
    • SøknadOppsett,opprette nytt skoleår,nytt skoleår=== Tilpassing av søknad === De fleste skoler har forskjellig utforming av søknadspapirene. Navi har her mulighet for å tilpasses etter søknadens utforming. Mange skoler har spesielle informasjonsbehov som det skal tas hensyn til i forbindelse med søknadsarbeid. Til dette er det laget en del frie felt som kan benyttes i søknadsregistreringen. Disse kan gis egne navn, og flettes inn i skolens søknadsbilde. I søknadsoversikten kan man gruppere på disse feltene for å se hvilke søkere som har de forskjellige verdiene i disse feltene. For eksempel kan man lage et eget Røyker ja/nei-felt (for å ta hensyn til dette ved utdeling av rom).   === Folkehøgskole.no === Her kan du legge inn brukernavn og passord for å hente inn søknader.   Du kan også bestemme sti til vedleggsmappe for alle søknader. Originalen legger seg som egen mappe (skoleår). Her ligger alle søknadene ( Vedleggsmappe\Skoleår\Etternavn_Fornavn_SøknadsID_OrgFilnavn)  
    • InnholdsmalOppsett=== Redigering av innhold i brev, fax, giro osv. === Her kan du for eksempel lage beskrivelse av en faktura, innhold i et svar på søknad, eller brev av mer generell karakter. Høyreklikk i mal-editoren for å sette inn flettefelt.   Dersom du vil skrive ut giro til dokumentet, bestemmer du hva som skal komme i giroen i feltene øverst (forfall, beløp og beskrivelse). Husk å krysse av for giro på dokumentmalen.  === Se også: === Systemadm - Dokumentmal 
    • EtiketterOppsett, konvolutter, studiebevis,Skolebevis=== Oppsett av etiketter === Navi har her en unik mulighet for å tilpasse utskrift av etiketter. Du slipper å kjøpe etiketter som er spesielt tilpasset programmet, men heller kjøpe de som dekker dine behov på best mulig måte. Her kan du selv bestemme høyde/bredde/mengde/avstand osv. slik at utskriften stemmer overens med etikettene. Du kan sette opp vanlige etiketter, konvolutter og studiebevis. Du kan se resultatet i ra
    • VarerOppsettHer legger du inn varer elevene skal betale for. Når du siden skal føre bilag på elever kan du velge varen. Pris og konto blir da automatisk satt inn. === Legg inn ny vare === Klikk på Ny-knappenSkriv inn varekodeSkriv inn varenavnSkriv inn pris på varenSkriv inn konto  
    • FagtyperOppsett,SSB,fordypningsfag,linje, valgfag, fellesfag, Legg til,fjern fagtyper, Linjefag,Administrere skolens fagtyper slik at de samsvarer med fagtypene til SSB (fordypningsfag/linje, valgfag, fellesfag). Legg til/fjern fagtyper.  
    • Administrere årOppsett,nytt skoleårHvis du ikke får opp årstallet må det legges inn.   Velg Oppsett - Administrere år - Sett inn årstallet på formatet åååå - Klikk Lag nytt.
    • SMS statistikkHer får du en oversikt over sendte sms i perioden med bruker, tekst, antall og pris. Velg dato fra og til.  
    • DiverseOppsett,Feil,fødselsnummer fødselsnr., postnummer,Rydde, adresser,Manglende,kjønn,Komprimer,db,=== Skjemaet har seks flipper: === Feil i fødselsnummer,feil i postnummer, rydde adresser,manglende kjønn, kontaktgrupper, Komprimer db (databasen) === Feil i fødselsnummer === Under feil i fødselsnummer sjekker programmet om det foreligger fødselsdatoer som åpenbart er registrert feil. Dette er gjerne datoer med årstall over 2002. Klikk Endre for å trekke fra 100 år fra disse datoene (dette blir hovedsaklig riktig, siden feilene skyldes registrering av fødselsdatoer ved hjelp av 2 tall i årstall, som medfører at maskinen tolker årstallet som 20XX). === Feil i postnummer  === Flippen feil i postnummer sjekker om det finnes postnumre som ikke finnes i programmets poststedstabell. Her finnes flere verktøy for å rette på disse. === Rydde adresser === En rutine for å kjøre en sjekk på tomme linjer i adressefelt og fjerne disse === Manglende kjønn === En rutine som sjekker kontakter hvor det ikke er satt kjønn og korrigerer dette ut fra fødselsnummer. === Kontaktgrupper === Kjører en sjekk på gruppemedlemmer og fjerne de som ikke har kobling mot kontakt. === Komprimer db === En rutine som går igjemmom databasen og sjekker ''tomme'' indexer. Databasen vil bli mindre og mer effektiv.
    • Rapporteradresseliste, 39,36, romliste,saldo,oversikt=== Oppsett av rapporter === Her kan du hake av for hvilke kolonner som skal være med i rapportene. Du kan velge mellom forskjellige flipper: AdresselisteNr. 39 Adresseliste eleverNr. 36 SaldooversiktNr. 20 Romliste
    • FaggrupperBrukes til å gruppere fag, for eksempel i forbindelse med vitnemål. Brukes i tilfeller hvor man har mange valgfag og man velger valgfag flere ganger i løpet av et år. Om man velger samme valgfag flere ganger er det kanskje litt dumt om samme faget kommer opp flere ganger på vitnemålet. Da kan man danne en faggruppe hvor man slår sammen like fag ved utskrift. Man angir først faggruppen under Oppsett - Faggrupper, angir et passende navn på gruppen (det er dette navnet som blir brukt ved utskrift), og legger de ulike fagene inn i den gruppen (eget felt for Faggruppe nederst på Fag-skjemaet). '''Altså:''' om en elev har valgt valgfaget Korsang flere ganger i løpet av året kan man bruke faggruppe for å unngå at eleven får opp samme faget flere ganger på vitnemålet.  
    • ArkivOppsett=== Oppsett - Arkiv === Her setter du opp skolens arkivplan. Du kan velge å importere en eksisterende arkivplan (arkivplan for folkehøgskolen, velg mellom bokmål eller nynorsk). Lage din egen arkivplan eller korrigere eksisterende. Velg ny, importer eller slett i bunnen av skjemaet    
  • SystemadministrasjonBare den som er systemansvarlig ved skolen har tilgang til oppsett. Her administeres brukere, maskiner, backup osv.
    • Brukeree-post,sms,mobil=== Her kan man: === Legge til nye brukereEndre på eksisterende brukereSlette brukereSette brukere inaktive (mister tilgang til navi)Legge brukere i meny-grupperEndre skjerminnstillingene til programmetSette opp SMS (Godkjenne mobilnummer)Sette opp til mail sending == Oppsett == Navi må settes opp for å kunne sende epost. Dette gjøres for hver enkelt bruker. Gå på SystemAdm - Brukere   Epostserver er skolens utgående epostserver. Vanligvis benyttes epostserver fra internettleverandør. Epost brukernavn er eventuell påkrevd påloggingsinfo på epostserver. Epost adresse er adressen som skal vises ved sending av epost. Det kan være brukerens epostadresse, eller en generell skoleadresse, for eksempel [mailto:post@demo.fhs.no post@demo.fhs.no]
    • Maskinervelge maskin=== Her administreres de maskinene på skolen som skal gis tilgang til programmet. === Et godt tips er å gi maskinene logiske navn som for eksempel navn på brukeren som skal bruke den, eller plassering av maskinen (f.eks. hvilket kontor).  Utdelt betyr at maskin-navnet allerede er utdelt til en maskinAktiv betyr at maskinen er pålogget (eller gikk ut av programmet uten å avslutte det)     Om en starter Navi fra en ny maskin, og får beskjed om og velge maskin, og det ikke fins ledige maskiner, så løser en det på denne måten: Start Navi på en annen maskin der du kommer inn.Gå til Oppsett - Systemadm - MaskinerFjern Tildelt-haken bak en eller flere maskiner som ikke er i bruk. Evt. legg til en ny maskin.
    • DokumentmalDokumentmal er i dette tilfellet formen på dokumentet. Dvs hvordan dokumentet skal se ut. Du bestemmer hvor du vil ha adresseinformasjon, dato, eventuelt faxnr, innholdet i innholdsmalen, tittel, om du vil ha med giro på utskriften osv.   Se også: Oppsett - Innholdsmal  
      • Brevsystemet i Navi=== Her lærer du prinsippene som er brukt i brevsystemet i Navi. Vi belyser til slutt disse med et eksempel. === === Generelt === Navi's brevsystem skiller seg ut fra andre systemer, og det lønner seg å sette av litt tid for å få en oversikt over hvordan det fungerer. Her forklarer vi de grunnleggende prinsippene med dette. === Maler === En mal er i dette tilfellet en oppskrift av hvordan et dokument skal se ut. Maler kombinert med flettefelt er en meget effektiv måte å masseprodusere brev på. Navi deler et dokument i 2 forskjellige typer maler: dokumentmal og innholdsmal. Et dokument trenger begge disse maltypene. === Dokumentmalen === Vi legger vekt på at et dokument kan skrives ut i flere former: brev, notat, fax, faktura ol. Et brev bør for eksempel se forskjellig ut enn en fax eller notat. I dokumentmalen lager vi standarder for de forskjellige formene for utskrift. Vi kan si at den er en standard utforming av et dokument. I dokumentmalen bestemmer vi hvor tittel og innholdsmalen skal settes inn. Her kan vi også krysse av for giro dersom vi ønsker at det skal skrives ut en bankgiro nederst på dokumentet. Dokumentmaler lages og redigeres under Systemadm - Dokumentmal. === Innholdsmalen === Innholdet i dokumentet. I dokumentmalen plasserer vi mottaker, adresse, underskrift ol. som skal være standard for alle brev. Selve innholdet i brevene lages i innholdsmalen. Det er fullt mulig å bruke flettefelt fra forskjellige data i Navi. Innholdsmaler lages og redigeres under Oppsett - Innholdsmal. === Tema === Vi lager egne innholdsmaler for hvert enkelt tema. For eksempel søkere og kortkursdeltakere skal ha egne maler. Det finnes forskjellige flettefelt for hvert enkelt tema. Poenget med dette er at vi har behov for å bruke forskjellige data flettedata alt etter hvem vi skal sende brev til. === Fletting === For de som ikke kjenner til fletting fra tekstbehandlingsprogram kan dette virke litt diffust. Poenget med fletting er at vi kan flette inn data fra Navi inn i dokumentene. I stedet for å fylle inn navn og adresse på alle vi skal sende brev til, setter vi inn flettefelt i stedet for navnet. Ved utskrift vil feltet byttes ut med navn fra databasen i Navi. Tilgjengelige flettefelt finner du i en liste til høyre i skjermbildet. Sett inn flettefelt ved å sette markøren der hvor du vil ha feltet og dobbeklikke på aktuelt felt i listen. Når du setter inn felt vil du se et ord omgitt av <>. Dette byttes ut med data ved utskrift. === Tekstbehandleren === For å lage brev med bestemt utseende så kan det være lurt å benytte programmets tekstbehandler. I den kan man formatere innholdet som man vil med tabeller, tabulatorstopp, fet tekst, understreking, skrifttype osv. For å bruke tekstbehandleren gjør du følgende: sett markøren i et tekstfelt (f.eks. under SystemAdm - Dokumentmal)klikk knappen , og du får opp et nytt vindutips: for å bedre lesbarheten så anbefaler vi å vise dokumentet i Helside-modus. Det får du fram ved å gå på Vis - Helsidesett inn grafikk (f.eks. skolens logo) ved å sette markøren der du vil ha bildet og klikke Sett inn - Grafikk - Sett inn i dokument. Eventuelt kan du lime inn bildet fra utklippstavlen i Windowsnår dokumentet er ferdigskrevet bør du klikke på knappen Lagre og lukk === Rapporter === Vi har valgt å samle det meste av utskrifter av rapporter, brev og lister i en egen rapportdel som du får frem ved å trykke på ikonet for rapporter i knapperaden øverst på skjermen. I rapportvelgeren velger du ut brevet som passer til ditt formål, gjør utvalg, velg aktuell dokumentmal og innholdsmal, rediger girodata hvis det er giro som skal skrives ut, og klikk ikonet for forhåndsvisning for å se dokumentet. Velg så utskrift når du er fornøyd. === Utvalg === I de fleste rapportene som vi skriver ut fra Navi, lager vi et utvalg over de data som vi ønsker skal med i rapporten. Dette gjelder også ved brev. For eksempel hvis vi skal skrive ut brev til alle kontakter i en kontaktgruppe, velger vi først riktig rapport (brev til kontaktgruppe) og så ønsket gruppe. === Komme i gang === For å komme i gang skal vi belyse brevsystemet med et konkret eksempel: Vi ønsker å skrive ut tilbudsbrev til søkere. Dette gjøres på følgende måte: Lag først en egnet dokumentmal. Dette gjøres i Systemadm - Dokumentmal. I malen setter du inn skoleinformasjon og navn/adresse-opplysninger til mottaker (flettefelt). Sett inn flettefelt ved å sette markøren der hvor du vil ha feltet og dobbeklikke på aktuelt felt i listen. Husk å ta med flettefeltet for innhold, for innholdsmalen vil dukke opp her.Lag egnet innholdsmal. Gå inn på Oppsett - Innholdsmal, velg ny (eller rediger en eksisterende).Gå inn på rapportvelgeren ved å klikke på rapport-ikonet i knapperaden øverst på skjermen. Velg ønsket rapport (i dette tilfellet nr 47). Velg status Tilbud ute. Om du vil unngå å skrive ut brev som har blitt sendt tidligere kan man filtrere på tilbuddato. Velg dokumentmalen og innholdsmalen du laget. Klikk på ikonet for forhåndsvisning nederst i velgeren. Dokumentene vil dukke opp i høyre vindu. Trykk på ikonet for utskrift dersom du vil skrive ut.Dersom forhåndsvisningen blir blank, skyldes dette enten at det ikke finnes søkere i utvalget (f.eks. ingen søkere som har status tilbud ute..) eller feil i innholdsmal/dokumentmal.  
      • VitnemålSkrive ut vitnemål,flettefelt,utskrift=== Innledning Folkehøgskolerådet har laget en mal for vitnemål. Den er tenkt som et utgangspunkt for skolene, og de kan selv bestemme hvor mye av den de vil bruke. === === Om vitnemålet === Vitnemålet har tre sider. Siden få skoler har A3-skrivere, er det tenkt at skolene kan skrive ut dette som tre enkelt-sider på A4 og så legge det inn i en mappe. === Tilpassing i Navi === Navi fikk i oppdrag å sørge for å tilpasse systemet til den nye malen. Dette har medført en god del endringer i Navi, og dette er lagt inn i versjon 19, datert 08.04.2005. Siden malen bare er ment som et forslag, måtte vi legge inn mulighet for redigering. Det er også lagt inn en del nye felt på elev-skjema og på fag-skjema. Det gamle prinsippet for vitnemål er fjernet, da det nye opplegget uansett har mer muligheter.   === Installasjon === Når versjon 19 er installert, må en gå inn på Systemadministrasjon - Dokumentmal og legge til en ny dokumentmal. Da får en en blank dokumentmal. Høyreklikk på den og velg "Lag standard vitnemål mal". Endre navn i lista til f.eks. "Vitnemål".   === Vitnemålsmalen er en dokumentmal === I Navi ligger vitnemålet nå som en dokumentmal. Der må skolen gå inn å gjøre sine tilpasninger. Selv om Navi har mulighet for å hente inn beskrivelser om elevens linje, kan det tenkes at noen ønsker å lage egne maler for hver enkelt linje. Da må en huske på å velge riktig linje og riktig vitnemålsmal når en skal skrive ut. Minner også om at det er mulig å lagre og hente inn maler fra fil. Det åpner mulighet for at en kan sende og motta maler på e-post.   === Skrive ut vitnemål på den nye malen === Slik skriver en ut nye vitnemål i Navi: Åpne rapportvelgeren og velge 35 VitnemålVelg Skoleår og kursVelg Alle eller en bestemt linjeVelg alle eller en bestemt elevI feltet for Dokumentmal velges navnet som er gitt (eks. Vitnemål)Klikk knappen for forhåndsvisning nederst i velgerenDa kommer første vitnemål opp i forhåndsvisning. Klikk pilene for å bla mellom vitnemåleneKlikk Skriv ut over vitnemålet og velg hvilke vitnemål som skal skrives ut === Tilpasse vitnemålsmalen === Gå inn på Systemadm og velg Dokumentmal. I Lista til venstre velger en ønsket dokumentmal eller oppretter ny. Sørg for at det er haket av for Vitnemål i toppen (og klikk lagre) for å åpne alle tilgjengelige felt som kan flettes inn. Klikk knappen for tekstbehandler på knapperaden (W).   === Dokumentet, topptekst og bunntekst === I malen er det tre separate dokumenter som må redigeres: Hoveddokument, topptekst og bunntekst. Velg Vis på menyen og deretter Hoved/Topptekst/Bunntekst. Du kan velge Vis - Helside for å se hele siden slik den vil bli. Standardvisning er Normal.  === Sette inn flettefelt === Vitnemålet består av fast tekst, grafikk og flettefelt. Flettefelt i Navi betyr det samme som flettefelt i tekstbehandlingsprogram som for eksempel Word - man skriver et dokument slik man vil ha det og setter inn info fra eleven ved hjelp av flettefelt. Flettefeltene står i en liste til høyre, og det er bare å dobbelklikke feltene for å sette dem inn i dokumentet. Flettefeltene vises slik i dokumentet: . Disse feltene kan formatteres som vanlig tekst (fet skrift, understreking osv.). Når vitnemålet skrives ut, byttes flettefeltene ut med dataene fra den aktuelle eleven. For eksempel feltet blir ved utskrift byttet ut med elevens virkelige navn. === Liste over flettefelt === Du kan skrive ut rapport 97 for å se en komplett liste over alle flettefelt som er tilgjengelige for Vitnemålsmalen. Der finner du kolonner for feltnavn, beskrivelse og hvilket skjema informasjonen ligger i. === To typer flettefelt === Det er mange opplysninger om eleven som kan hentes inn i vitnemålet. Det er både enkeltopplysninger og samlinger av data. === Faste flettefelt === Dette er enkeltopplysninger man registrerer fast på eleven, f.eks. elevens navn, hvilken linje eleven har gått, elevens fødselsdato o.l. Slike felt kan settes inn hvor som helst i vitnemålet. Disse feltene finner du øverst i listen over flettefelt. Samlinger av data (f.eks. elevens fag) Spesielle felt som henter en samling av data fra eleven. Dette er foreløpig kun brukt i forbindelse med å flette inn elevens fag i vitnemålet. Disse feltene finner du nederst i listen over flettefelt. === Flette inn elevens fag === For å sette inn elevens fag direkte fra Navi må man altså bruke spesielle flettefelt for dette. Det er litt komplisert og kan være litt vanskelig å forstå til å begynne med, men når man skjønner systemet vil man oppdage at det er veldig fleksibelt. Vi tar først en gjennomgang av opplegget, så ser vi på et eksempel til slutt.   '''Fagtyper:''' fagene man setter inn blir kategorisert ved hjelp av fagtyper (linjefag, fellesfag, valgfag og andre betegnelser). Fagtyper setter man opp man opp under Oppsett - Fagtyper. Angi egne betegnelser på fagtypene. Legg spesielt merke til feltet Kode - det blir brukt til å identifisere fagtypen i malen (for eksempel: , hvor 01 er koden på fagtypen). På hvert enkelt fag angis hvilken fagtype det tilhører. === Faggrupper: === brukes til å gruppere fag, for eksempel i forbindelse med vitnemål. Brukes i tilfeller hvor man har mange valgfag og man velger valgfag flere ganger i løpet av et år. Om man velger samme valgfag flere ganger er det kanskje litt dumt om samme faget kommer opp flere ganger på vitnemålet. Da kan man danne en faggruppe hvor man slår sammen like fag ved utskrift. Man angir først faggruppen under Oppsett - Faggrupper, angir et passende navn på gruppen (det er dette navnet som blir brukt ved utskrift), og legger de ulike fagene inn i den gruppen (eget felt for Faggruppe nederst på Fag-skjemaet). Altså: om en elev har valgt valgfaget Korsang flere ganger i løpet av året kan man bruke faggruppe for å unngå at eleven får opp samme faget flere ganger på vitnemålet.  === Knytte fag til elevene: === I tilllegg til å legge inn fagene i Navi må man knytte fagene til de riktige elevene. Om en elev ikke har fått de fagene han/hun har vil ikke dette komme ut på vitnemålet heller. Les mer om det [http://www.wis.no/999/150/185-5410.html her]. I listen over flettefelt ser man at man har eget sett med flettefelt per fagtype. Hvert sett er identifisert med en [kode]. Denne koden er det samme som man finner under Oppsett - Fagtyper. Setter man inn feltet vil man få ut en liste over fagene i fagtype 03. === Vi har også 2 typer flettefelt for fag: === De som gjelder selve fagene og de som gjelder fagtypen fagene ligger i. De som begynner på     timer/år For en elev som har alle disse 3 fagene vil utskriften se slik ut: Data    90 timer/årFriluftliv    80 timer/årKlatring    40 timer/år For øvrig har vi satt inn eksempel for hvordan det kan gjøres i malen vi har lagt inn i programmet.
      • Lage studiebevisSkolebevisFår å sette opp innholdet i et studiebevis må du stå i dokumentmalen under systemadministrasjon i oppsett. Her lager du en ny mal som du gir navnet studiebevis. Velg type mal skolebevis. Den vil da komme opp i det formatet som ble laget i etikettoppsettet. Du kan nå høyreklikke og velge "lag standard flettefelt" eller selv legge inn flettefelt og tilpasse. Resultat med innhold vil du se i rapporten studiebevis.  
    • Oppstart og bruk av Navi er treigt=== Ting og sjekke ut om Navi går treigt: === Bytt fra trådløst til kablet nettverk Sørg for at Navi er mappet opp på samme bokstav på alle klientenePrøv uten antivirus/ software brannmur (for eksempel Norman kjører scanning av nettverkstasjoner som standard, og det fører til tung og unødvendig nettverktrafikk som påvirker Navi)Sjekk om det går like treigt på serverbenytt terminalserver (for de som har tilgang på det)kjøp Xp Unlimited (programvare som gjør at en maskin med windows fungerer som en terminalserver, veldig rimelig terminalserverløsning som gjør at Navi kan kjøres raskt og effektivt både på windows, mac og linux) ===  Slå av søk på nettverkstasjoner i Norman antivirus === Ved å gjøre følgende kan du fjerne valget fra alle klientene via administrasjons konsollet Ndesk: Åpne konfigurasjonsfilen på serveren som klientene får(Norman\Distrib\NVC\Config\Default.ndf) I menyen til venstre så finner du "Sanntidssøk lokale brukere". Hak PÅ "Filer på nettverksstasjoner" under utelat fra søk, og trykk"lagre".  Gjør det samme for "Tjenester og eksterne brukere". Dette gjelder kun hvis dere benytter Ndesk.
    • Like kontakter=== Bilde for rydding av like kontakter/duplikater === Her får du opp en liste over like navn på kontakter. Som du ser er noen markert med grønn og noen med rød farge. Den grønne fargen indikerer at denne oppføringen av navnet er nyest, og vil bli bevart. De røde navnene vil bli slettet ved opprydding. Alle relasjoner knyttet til de røde navnene blir flyttet over til de grønne. Med relasjoner menes kontaktens tilknytning til kurs/personale/søknader osv. Eventuelle person-opplysninger (adresse, personnr ol.) må du flytte over selv. Du må selv avgjøre om hva som er riktige opplysninger. Obs: Alle kontakter med like navn OG fødselsdato vil bli karakterisert som duplikater, og bli behandlet i denne operasjonen. Dersom noen har det naturlig, kan du f.eks. legge til en ekstra bokstav i en av navnene. === Opprydding, steg for steg: === Legg over riktig adresseinformasjon til de grønne kontaktene. Dette kan gjøres enten ved "klipp og lim", eller skrives inn manuelt.Her ser du alle kontakter med like navn. Kun duplikater med like navn/fødselsdato kan bli ryddet bort. Sett kryss i boksen Sjekke fødselsdato for å sortere ut disse.Hvis det er mange duplikater kan det være lurt å sortere ut en del før du begynner. Dette kan gjøres ved å skrive i feltet Søk navn og trykk oppdater. Skriver du f.eks. 'a' vil alle duplikater som starter på a vises.Boksen Overlappende farger markeres dersom du ønsker at hele tabellen skal farges med grønn/rød.Når all adresseinformasjon er overført trykker du på Start (ved rydding øverst til høyre).  
    • MenyvalgHer kan man redigere meny-oppsettet på grupper av brukere. Man oppretter brukergrupper ut fra hva man skal bruke programmet til. Kontorpersonale har gjerne egen brukergruppe, og lærere har sin. Man kan dele inn menyen i mapper, og legge meny-elementer inn i den aktive mappen. Legg inn meny-elementer ved å dobbelklikke på et element i høyre liste. Fjerne elementer og mapper, samt oppretting av nye mapper skjer ved høyreklikk i testmenyen.
    • Import
    • Fraværoppsett,timeoppsettFør man begynner å føre fravær, må skolen tilpasse programmets timeoppsett i henhold til skolens reelle timeplan. Timeoppsettet kan ikke endres etter å ha begynt å føre fravær, og det er derfor viktig å sette av litt tid til dette. Timeoppsettet gjøres under Systemadm – Fravær. Slik fungerer det: Systemet har mulighet for opptil 10 timer.Kode angis av skolen og vil bli brukt på skjermbilder og rapporter. Max 5 tegn.Timer: Her angir skolen hvor mye hver enkelt time skal telle. For eksempel kan morgensamlingen settes til 0,33 timer.Ta med: Her krysser skolen av for de timer som skal med når en ser på timer pr. dag. Hvis skolen ikke er interessert i å se fravær pr. time kan en slå av alle hakene. Da vil en under føring bare kunne angi antall timer i sum.Med andre ord: ta med kun de timer som er aktuelt for skolen, gi dem eventuelt ny betegnelse (for eksempel 1. time kan være morgensmøte og kan benevnes "Møte"), og gi timene vekttall etter hvor mye de skal telle som fravær. For at endringene i oppsett skal tre i kraft, må Navi restartes.
    • BackupI modulen Backup Her kan du lage og hente backup av programmet. Trykk på ... bak backupmappe for å lage en mappe hvor du kan legge backups. Du kan også hake av for daglig backup === '''NB! Hvis du henter inn backup vil den overskive eksisterende data.''' ===
    • Oppdater=== Oppdatering av Navi === Denne modulen lar deg laste ned og oppgradere til ny versjon.  Trykk på knappen Start oppdatering, programmet går på Internett og søker etter nye versjoner, som så lastes ned.  Du vil få et infobrev fra WIS hver gang det kommer en ny versjon av programmmet. Du kan også oppdatere programmet fra våre nettsider [http://www.wis.no/navi www.wis.no/navi]  
    • Filer til lånekassenfilnummerering,filnummer.lånekasse,lån=== Filnummerering === Alle filer som sendes til Lånekassen skal ha et filnummer (løpenummer). Dette nummeret brukes til å bestemme rekkefølgen på filene som sendes inn. For eksempel om forrige fil hadde nummer 3 skal neste nummer være 4. === Endre filnummer på fil som er laget i Navi: === Gå inn på Systemadm, Filer til Lånekassen. Her får du opp en liste over de filer som er laget i Navi. Du får flere valg: endre eksisterende filnummer: marker filen du vil endre, klikk knappen Endre filnummer, angi riktig nummer i boksen som kommer oppendre NESTE filnr: angir hvilket nr som skal brukes i neste fil som lages. Nyttig når Navi har kommer "ut av sporet".Man kan også velge å vise innholdet i en fil på skjermen (og skrive ut om man vil), eller slette fil.Slett fil-funksjonen kan brukes spesielt om man har laget en fil og oppdager en feil før man sender filen til Lånekassen.Husk å oppdatere "neste filnr" før du lager filen på nytt. 
      • Problemer med fil til lånekassenduplikat,søknadNår en foretar en overføring av data fra Navi til lånekassen, kan det oppstå problemer. === Bruker får feilmelding etter opplasting === Etter at filen er lastet opp kommer det en e-post med tilbakemelding. Her kan det stå at filen er avvist, og det finnes et vedlegg som inneholder detaljer om problemet. Dette vedlegget må åpnes i notisblokk, da det normalt ikke kan åpnes direkte ved å klikke filen (filtype "rep"). Nedenfor lister vi opp mulig feil med årsak og løsning: === 1. Elev uten tilknyttet søknad === Årsak: Dette skyldes at eleven er lagt direkte i elevregisteret uten at det finnes en registrert søknad på eleven. Løsning: Registrer en ny søknad på aktuelt skoleår og tilknytt eleven. Sett status på søknaden til Opptatt elev. Det er viktig at en sjekker at kontakten som er tilknyttet søknaden og eleven er den samme. === 2. Duplikat søker === Årsak: Det kan være to årsaker til dette: - Eleven ligger registrert på to separate søknader - Eleven ligger inne to ganger som elev Løsning: Finn hvor eleven finnes to ganger og slett dene ene. I vedlegget på tilbakemeldingen fra lånekassen finner du normalt informasjon om hvilken elev det gjelder. === Last opp fil på nytt === Når data er rettet opp skal en laste opp fil på nytt. Dersom en gjør dette direkte vil filen bare inneholde de opprettinger som er gjort siden siste levering (det er slik lånekassen vil ha det). Da vil ikke de andre i den avviste filen bli med. Derfor skal vi på en måte lage den forrige filen på nytt, men nå med de siste korrigeringene. Slik gjøres det: Korrigeringene må være foretatt i NaviGå til Oppsett - Systemadm - Filer til LånekassenNoter ned filnummer på den siste filen på aktuelt skoleårSlett filen ved å klikke den og klikke "Slett fil"Endre "Neste filnr" til det du noterte over og klikk Lagreknappen (diskettsymbolet)Lag ny fil og lever som normalt
    • ModulerHer kan man aktivere forskjellige moduler. Foreløpig gjelder dette arkivmodulene. Ved bestilling av modulene får man en lisenskode som aktiverer modulene
  • Tekniskinstallsjon,enbruker,nettverk,server,stasjon, fellesområdet,LDB, fil=== Generelt === Navi består av tre filer: Navi.exe (selve programfilen) Navidata.dat (skolens egne data) Navisys.dat (systemets egne data) Alle filer må ligge i samme mappe. Når en dobbelklikker Navi.exe starter programmet og bruker data- og systemfilen som ligger i mappen. Det har ingenting å si hvor denne mappen ligger - den kan ligge på egen maskin eller på en annen maskin som det er tilgang til. I tillegg trengs det en databasemotor (Microsoft Jet) på hver maskin som skal kjøre Navi. Denne må ligge lokalt på maskinen. Hvis en har Access 97 eller 2000 på maskinen har en allerede denne motoren installert. Hvis ikke kan den hentes fra nedlastingssidene på Navi og installeres. === Flere bruker Navi samtidig === Navi er bygd som et flerbrukerprogram. Dette betyr at det er greit at flere bruker programmet samtidig. Hvis en holder på å endre en post (f.eks. en kontakt) vil ingen andre få til å endre den kontakten før den første har lagret. Hvis en har en kontakt på skjermen og en annen endrer den samme kontakten og lagrer endringene, vil endringene komme fram på skjermen til den første etter max 60 sekunder. === Egen server === Hvis en i nettverket har en server bør Navi legges der. Da vil alle maskiner på nettverket kunne kjøre Navi (etter at databasemotoren er installert). Dette er den mest normale måten og installere Navi på. === Egen stasjon for fellesområdet === Vi anbefaler at det opprettes en egen stasjonsbokstav til en felles mappe på serveren. Denne kan en f.eks. gi navnet F: Alle maskiner bør få F: koblet til denne felles mappen på serveren. Dette gjør en ved å stå på hver arbeidsstasjon, få fram felles-mappen under andre maskiner, høyreklikke på den og velge "koble til nettverksstasjon". Der velger en ønsket bokstav (f.eks. F), krysser av for "Koble til ved oppstart" og trykker OK. Da vil det se ut som om om maskinen har fått en ny disk med navn F:. I denne felles-mappen kan en da lage en mappe med navn Navi. === Hvis serveren brukes som arbeidsstasjon === Hvis også serveren skal brukes til å kjøre Navi på, er det et par forhold som må ordnes. De andre arbeidsstasjonene henviser til Navi-mappen f.eks. som F:\Navi, mens den på serveren kanskje heter C:\Felles\Navi. Dette kan skape et problem, og det er nødvendig at også serveren benytter samme sti til mappen som de andre maskinene. For å få til dette må en i Autoexec.bat på serveren kjøre følgende kommando: '''Subst F: C:\Felles''' Dette gjør at også serveren får en ny stasjon F: som peker på Felles-mappen. === Hva er LDB-filene === Når Navi kjører opprettes det en LDB-fil for hver dat-fil. Disse inneholder opplysninger om hvem som gjør hva, og skal forhindre at to arbeider på samme data samtidig. Disse skal bli slettet automatisk når sistemann logger av Navi. Hvis ikke er det helt ufarlig å slette dem.  
    • Treghet i Navitrådløs,kablet,nettverksstajoner,antivirus,scan,brannmur,treigt'''Ting og sjekke ut om Navi går tregt:''' Bytt fra trådløst til kablet nettverkSørg for at Navi er mappet opp på samme bokstav på alle klientenePrøv uten antivirus/ software brannmur (for eksempel Norman kjører scanning av nettverkstasjoner som standard, og det fører til tung og unødvendig nettverktrafikk som påvirker Navi)Sjekk om det går like tregt på serverbenytt terminalserver (for de som har tilgang på det)kjøp Xp Unlimited (programvare som gjør at en maskin med windows fungerer som en terminalserver, veldig rimelig terminalserverløsning som gjør at Navi kan kjøres raskt og effektivt både på windows, mac og linux) '''Slå av søk på nettverkstasjoner i Norman antivirus''' Ved å gjøre følgende kan du fjerne valget fra alle klientene via administrasjons konsollet Ndesk: Åpne konfigurasjonsfilen på serveren som klientene får(Norman\Distrib\NVC\Config\Default.ndf)I menyen til venstre så finner du "Sanntidssøk lokale brukere".Hak PÅ "Filer på nettverksstasjoner" under utelat fra søk, og trykk"lagre".Gjør det samme for "Tjenester og eksterne brukere". Dette gjelder kun hvis dere benytter Ndesk.
    • Maskinkravprogramvare,nettverk,windows=== Vi får av og til spørsmål om hva som kreves av en PC som skal kjøre Navi. === === Programvare === Det må være minimum Windows 95 eller nyere på maskinen. Både Windows NT og Windows 2000 kjører Navi uten problemer. Det kreves en databasemotor, men denne leveres gratis og installeres lokalt på alle maskiner som skal kjøre Navi. === Maskinvare === Navi er et relativt omfattende system, og vi mener at en som bruker Navi i det daglige arbeidet bør ha minimum 300 MHz og 32 Mb minne. Dette tilsvarer stort sett maskiner som er nyere enn tre år. Hvis en kjører Navi i nettverk betyr hastighet på arbeidsstasjonen mer enn hastighet på serveren. Med et system som Navi med mye oppslag i lister og oversikter vil prosessorkraft bety mye, og brukernes grad av tilfredshet med systemet henger sammen med hastighet på maskinen. Det dårligste som finnes i butikkene nå er rundt 800 MHz. === Nettverk === Hvis flere maskiner skal ha tilgang til Navi, installeres programmet på en felles maskin (server). Alle brukermaskiner må installere Navi databasemotor. Navi er utviklet som flerbrukerprogram, og vil selv holde orden på hvem som gjør hva, og sørge for at to ikke får tilgang til å endre samme data på samme tid.